5 étapes pour une gestion de projet réussie

La préparation

La phase de préparation permet de définir le cadre dans lequel sera conduit le projet. Au cours de cette phase, il faut désigner un comité de pilotage qui sera dirigé par un gestionnaire des tâches. Sa mission ici consistera à sensibiliser et à informer les bénéficiaires du projet. Les réseaux sociaux et les campagnes publicitaires restent dans ce contexte des alliés de taille pour jouir d’une audience plus large.

Il est nécessaire d’organiser des formations ou de créer des plans de perfectionnement afin de renforcer les capacités des différents acteurs qui s’avèrent être parties prenantes du projet.

La phase de préparation dans la conduite de projet cherche l’adhésion et l’implication de tous les intervenants autour du processus. C’est également au cours de cette phase qu’il faut identifier les outils et la méthodologie de travail. Est-il indispensable d’utiliser un logiciel de gestion de projet ? Quel logiciel de conduite de projet faut-il choisir ? Quelle méthodologie était utilisée lors des précédents projets ? Ce sont autant de questions qu’il faut se poser.

L’analyse-diagnostic

Comme son nom l’indique, cette phase consistera à réaliser un diagnostic de l’environnement de marché existant afin d’identifier des positions clés sur lesquelles le projet sera mis en œuvre. Les outils de conduite de projet les plus utiles au niveau de ce point restent la matrice FFOM (SWOT en anglais) et la matrice des parties prenantes.

La matrice FFOM se définit comme Forces Faiblesses Opportunités et Menaces. Elle permet de décrire un secteur en identifiant ses points faibles et forts, les opportunités qui pourraient favoriser son développement et les menaces auxquelles il fait face. Non seulement cette modélisation conduit à l’obtention d’une vision synthétique du secteur décrit, mais elle représente également un excellent outil de décision.

En effet, elle permet, au gestionnaire des tâches ou chargé de la conduite du projet, de déterminer les actions à mettre en œuvre pour chaque problème détecté.

La matrice des parties prenantes constitue également un parfait outil de diagnostic et de prise de décision. Cependant, elle prend plus la dimension humaine comme référence. Elle permet d’observer les interactions entre les parties impliquées dans le processus afin d’identifier les relations dont la rencontre d’intérêts pourrait porter préjudice à la conduite du projet.

Cette analyse prend également en compte les ressources humaines intérieures au projet (les promoteurs, le gestionnaire du projet et ses assistants, etc.).

La définition des objectifs

Au cours de cette phase, il s’agira d’élaborer l’orientation à donner au projet. Voyez donc les objectifs comme la boussole du projet, d’autant plus que la répartition des tâches sera réalisée de manière à les atteindre. Il va donc de soi que ces objectifs doivent être bien déterminés pour que la gestion du projet soit réussie.

Pour bien définir les objectifs du projet, il existe deux outils complémentaires : l’arbre à problèmes et l’arbre à objectifs.

L’arbre à problèmes recense, par une relation de cause à effet et hiérarchiquement, tous les problèmes diagnostiqués. Chaque problème de niveau inférieur constitue la cause du problème du niveau qui leur est directement supérieur. Cette relation entre les différents problèmes donne à la structure une forme d’arbre, avec des racines, un tronc et une tête.

L’arbre à solutions suit le même principe que l’arbre à problèmes, à la différence que lui vient apporter des corrections. Cependant, chaque solution représente un résultat idéal que doit permettre d’atteindre le projet, soit un objectif. Cette méthode permet de définir des objectifs concrets, pertinents, spécifiques et mesurables.

Étape 2 : la planification du projet

La planification consiste à élaborer le plan d’action à suivre pour la conduite et la gestion du projet. Il s’agit de :

• Déterminer la répartition optimale des tâches à exécuter pour la bonne conduite du projet .
• Mettre en place un compteur de temps afin de programmer la durée de chaque activité assignée par le gestionnaire des tâches .
• Élaborer la stratégie de mobilisation des ressources financières nécessaires pour la réussite du projet .
• Définir les différents indicateurs pour chaque objectif formulé ainsi que les différents moyens disponibles pour la vérification.

Il existe certains outils de gestion de projet, notamment le cadre logique, le diagramme de Gant et le schéma de financement, qui permettent de mettre en place une planification efficace.

Le cadre logique

Outil de planification stratégique, le cadre logique est une matrice de 5 lignes et de 4 colonnes qui récapitule tous les éléments importants d’un projet. De la gauche vers la droite, les colonnes décrivent :

• La logique d’intervention.
• Les indicateurs en rapport avec chaque objectif.
• Les sources de vérification des indicateurs.
• Les hypothèses.

Le diagramme de Gant

Le diagramme de Gant est un outil de planification opérationnelle et il constitue l’instrument de travail par excellence pour le gestionnaire des tâches. Il aide à la répartition des tâches et au suivi à effectuer dans le cadre la conduite du projet. Il agit comme un compteur de temps et permet non seulement de mieux gérer les taches dépendantes, mais également de prévoir la durée nécessaire à l’exécution complète du projet.

Le schéma de financement

Le schéma de financement, quant à lui, est un outil de planification financière. Il sert à définir la stratégie de mobilisation des ressources financières nécessaires au projet. Ce document décrit la part de ressources financières d’origine interne et externe à mobiliser sur la période de conduite du projet.

Étape 3 : l’étude de faisabilité

L’étude de faisabilité est d’autant plus importante qu’elle détermine si oui ou non, le projet peut être mis en œuvre. L’objectif ici, c’est de déterminer la viabilité du projet et de vérifier que les objectifs poursuivis respectent les réglementations en vigueur. Pour apprécier cette viabilité, l’étude de faisabilité doit répondre à huit questions importantes.

1. Le projet est-il conforme aux objectifs et priorités de développement du pays ?
2. Les politiques appliquées dans le pays sont-elles compatibles avec la réalisation des objectifs du projet ?
3. Le projet constitue-t-il la meilleure solution au problème ?
4. Le projet est-il réalisable sur le plan administratif ?
5. Existe-t-il une demande suffisante de la production du projet ?
6. Le projet est-il économiquement justifié et financièrement viable ?
7. Le projet est-il compatible avec les habitudes des bénéficiaires ?
8. Le projet respecte-t-il l’environnement ?

Si l’étude de faisabilité répond favorablement à toutes ces questions, alors le projet est viable et il peut donc être mis en œuvre.

Étape 4 : la mise en œuvre

L’étape de mise en œuvre constitue celle où le projet prend vie. Toutes les activités qui ont été programmées sont exécutées de manière à atteindre les résultats prévisionnels. Ici, la personne chargée de la gestion du projet et son équipe doivent faire preuve de rigueur pour que tout se passe comme prévu.

Il faut aussi tenir compte des légalisations en vigueur dans l’exécution des activités. Par exemple, si le logiciel de gestion de projet utilisé nécessite le traitement de données personnelles, vous devrez vous assurer de respecter les prescriptions du Règlement général sur la Protection des Données (RGPD).

Étape 5 : le suivi et l’évaluation

Les concepts de suivi et d’évaluation sont intimement liés, et l’un va de pair avec l’autre. Au cours de ces deux étapes, il faut observer le comportement du marché par rapport au nouveau produit disponible. Le suivi peut être à court, moyen ou long terme, selon les objectifs de départ.

Le suivi doit être accompagné d’une évaluation qui permettra de juger, par rapport aux analyses et observations faites, si les objectifs ont été atteints. Le comité d’évaluation se servira des différents indicateurs de performance et des sources de vérification mentionnés dans le cadre logique pour l’appréciation.