Tout ce que la signature électronique peut vous apporter !
Vous avez entendu parler de signature électronique depuis quelque temps, mais vous ne savez pas exactement ce qu’il en est et en quoi elle peut vous faciliter la vie tant dans votre vie professionnelle que pour des besoins personnels. Les solutions de signature électronique visent à répondre à 2 objectifs conjoints, à savoir : « un moyen de signer des documents en ligne » ou « une technique servant à authentifier des documents officiels », ce sont les principales définitions connues. Parmi les définitions erronées, il y a « un scan d’une signature officielle » qui ne correspond en rien aux prestations assurées par les outils de signature électronique. Mais concrètement de quoi s’agit-il ? Cette pratique gagne du succès auprès des entreprises, mais elle n’est pas maîtrisée par tous les acteurs. Pour vous aider, découvrez dans cet article toutes les clés pour comprendre la signature électronique.
Signature électronique : définition
Comme la signature manuscrite est apposée sur le papier, la signature électronique est associée à un document numérique. Il s’agit d’un moyen de certifier l’intégrité d’un document électronique et de vérifier qui en est le signataire. Cet outil a été mis en place en 2001, suite à une directive européenne. Elle a permis de dématérialiser les documents en papier et de faciliter les échanges entre les partenaires.
Elle permet de prouver votre approbation sur un document officiel, mais en version numérique. D’ailleurs, la signature électronique est parfois appelée « signature numérique ». Par contre, c’est le premier terme qui est utilisé dans les textes de loi. La seconde expression sert plutôt à désigner la technique de la signature et non pas le fait d’apposer son agrément sur un document.
Contrairement à l’idée que les gens se font d’elle, la signature électronique n’est pas une version numérisée de votre signature. Elle n’est pas non plus visible sur le document échangé. Il s’agit d’un produit d’information binaire ou d’une suite de nombres. Celle-ci sera associée à une personne définie, à savoir celle qui fait l’acte de signer. Le destinataire devra se servir d’un logiciel spécifique pour authentifier ces signatures électroniques à l’ouverture des documents.
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Le fonctionnement de la signature électronique
L’opération de signature ne va pas crypter le document, malgré la présence de cette suite de nombres. Elle ne va pas modifier le fichier, mais celui-ci sera juste authentifié pour être valable chez son destinataire.
La signature électronique possède-t-elle une valeur légale ?
Le document qui contient cette signature peut être identifié auprès de la personne associée à la signature. Selon l’article 1316 du Code civil, la signature électronique est un procédé fiable qui permet l’identification de la personne à laquelle l’acte est associé.
La législation française, de même que dans de nombreux pays du monde, reconnaît la signature électronique comme étant une preuve. En 2014, le Parlement européen a stipulé dans le règlement « eIDAS » de 2014 que la signature numérique a les mêmes effets juridiques que la signature sur un support papier. Il est ainsi autorisé de remplacer les signatures manuscrites par ce procédé.
Signer un fichier, tel qu’un contrat, par voie électronique vous engage, en cas de contrôle ou de litige. Par contre, il est important de signaler que s’il est imprimé puis numérisé, le document perdra sa valeur juridique.
Comment faire une signature électronique ?
La procédure de signature électronique passe par plusieurs phases, selon le logiciel utilisé. Pour cela, vous avez besoin de plusieurs éléments : il y a d’abord le document qui doit être signé et envoyé à untel. Puis, vous devrez être équipé d’un logiciel dédié à la signature numérique ou utilisant une technique cryptographique. Il est possible de passer par un service en ligne pour réaliser cette procédure.
Afin d’apposer la signature électronique, vous devez commencer par la visualisation du document. Ensuite, vous aurez à « signer » en cliquant sur le bouton correspondant à cet acte. Vous devrez ensuite sélectionner votre identité numérique ou le certificat électronique. Enfin, tapez un code et validez la démarche pour signer votre contrat par exemple.
Qu’est-ce qu’un certificat électronique ?
Lorsque vous produisez une signature électronique, vous avez besoin d’un « certificat électronique ». Il s’agit d’une carte d’identité numérique qui va permettre d’affirmer l’identité d’une personne.
En possédant un certificat électronique, vous serez assuré que votre identité en tant que signataire sera reconnue par le ou les destinataires auxquels elle est adressée. De cette manière, vous pourrez signer des documents sans crainte que la véracité de ces derniers est contestée.
Ces certificats contiennent normalement deux différents éléments :
- Des informations personnelles (nom, prénom, date de naissance…).
- Une clé privée.
Il peut également se présenter sous différentes formes :
- Un dispositif matériel (carte SIM, carte à puce où la clé USB cryptographie…).
- Un fichier logiciel.
- Un fichier dématérialisé sur Cloud.
Pour obtenir le certificat électronique, vous devez passer par l’Autorité de Certification. Il s’agit d’une institution chargée de la vérification de l’identité du demandeur et qui permet de réaliser la liaison entre la clé privée et lui. En dehors des justificatifs divers, la délivrance du certificat électronique demande le déplacement du demandeur.
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Les avantages de la signature électronique
La signature électronique est plus plébiscitée par les jeunes générations. En plus de la difficulté de compréhension du procédé, la méconnaissance de ses atouts s’avère être un obstacle à son adoption. Cet outil, associé à la transformation digitale, propose de nombreux atouts pour ceux qui l’adoptent.
Une démarche écologique
La décision d’adopter la signature électronique pour vos papiers vous permettra d’agir en faveur de l’environnement. D’une part, vous n’aurez pas à imprimer vos documents, ce qui va réduire le nombre de papiers que vous utiliserez pour vos affaires.
D’autre part, vous éviterez l’envoi des documents par voie postale en passant par votre e-mail. Vous économiserez ainsi des timbres.
Le transport étant un des secteurs les plus pollueurs dans le monde, passer à la signature électronique va réduire les déplacements liés l'ensemble de vos activités. Vous réduirez l’émission de gaz à effet de serre de votre société en optant pour ce système de dématérialisation de fichiers.
Une meilleure gestion des documents
Chaque année, vous avez à archiver des centaines de kilos de papier. Ces derniers peuvent contenir des informations qui ne sont plus d’actualité, mais qui doivent être conservées pour des raisons comptables ou légales.
En concevant les documents au format numérique, vous allez pouvoir simplifier votre archivage et procéder à la suppression des papiers encombrants. Ce procédé ne demandera pas une impression, puis une numérisation, car la signature est déjà intégrée au fichier.
La gestion et l’archivage de vos documents seront plus faciles grâce à la signature électronique. Contrats et documents ayant une valeur juridique peuvent être archivés sans craindre qu’ils soient abîmés par les petites bêtes ou tout simplement par le temps.
Un gain de temps
Pour signer un contrat, pour changer des documents, vous êtes souvent obligée de vous déplacer. L’autre option est l’impression des documents envoyés par mail, puis de faire un envoi par courrier ou en faisant appel à un livreur.
En ayant une signature électronique, vous gagnerez beaucoup du temps dans votre activité. Vous pourrez faire des échanges de contrats ou documents à part de votre e-mail. Les transactions sont également accélérées, car un accord peut immédiatement être conclu par signature par les parties concernées.
De nombreuses démarches nécessitant des signatures sont ainsi plus rapides à exécuter grâce à cette version électronique. Considérée comme chronophage, cette étape sera allégée par la numérisation de la signature.
Aucun besoin de déplacement pour une rencontre physique. Les documents sont authentifiés par des pièces justificatives diverses (copies de document administratif, papier d’identité …), mais aussi par la signature électronique et son certificat. Le code de celui-ci sera transmis par SMS, par mail ou dans une clé USB.
Un garant de la sécurité
Pour nombres d’entreprises, les craintes liées à la sécurité des documents restent la principale raison de ne pas procéder à une transformation digitale. Pourtant, cette solution va épargner des difficultés liées aux documents en papier.
La signature électronique est aussi fiable qu’une signature manuscrite. En mettant en place un dispositif spécifique, vous et vos destinataires pourrez certifier l’identité du signataire d’un document. Vous serez également certain que le fichier n’a pas été modifié ou antidaté après la signature. En effet, la signature numérique est souvent accompagnée d’un système d’horodatage.
Il est impossible d’avoir accès à la signature sans les clés qui y sont associées. Celui-ci étant envoyé directement au destinataire du document ou à un tiers de confiance. N’importe qui ne pourra donc pas utiliser le fichier qui ne lui est pas adressé. La signature électronique pourra donc être un vecteur de sécurité entre les partenaires.
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Vie d’entreprise : quels sont les bénéfices de la signature électronique ?
De nos jours, les entreprises sont encouragées à procéder à la digitalisation de son mode de travail. Dans ce contexte, la dématérialisation des documents en papier est aussi recommandée. De plus, ces derniers sont encombrants et parfois difficiles à partager.
La mise en place du système de signature électronique est une décision qui pèsera son poids dans le développement de votre entreprise. Celle-ci pourra profiter de nombreux avantages dont la satisfaction des clients et l’amélioration de la relation avec les partenaires.
Une entreprise qui adopte la signature numérique profiteuse de divers bénéfices.
Réduction des allers-retours pour obtenir une signature du dirigeant ou du responsable.
Fluidification de nombreux processus de validation.
Classification des dossiers plus simples, sans avoir à manipuler des papiers.
Sécurisation des documents sensibles…
En tout, votre équipe gagnera en performance et productivité avec la mise en place de ce système de signatures électroniques. De plus, la fiabilité de ces derniers est régulièrement vérifiée par l’ANSSI. Il s’agit d’un organisme d’État qui se charge de la vérification du respect des normes des outils ainsi que de la fiabilité de ces signatures électroniques.
Sachez qu’il est possible que des personnes peu scrupuleuses puissent tenter de falsifier les signatures numériques. De ce fait, ces dernières peuvent être remises en cause, tout comme le sont les signatures manuscrites. Toutefois, pour solutionner ce genre de problème, il existe désormais de nombreux moyens techniques, usant de la cryptographie, à la disposition des entreprises. De cette manière, il est plus simple de vérifier qu’une signature numérique sur un contrat est fausse ou authentique.
Les principales fonctionnalités des outils de signature électronique pour une entreprise
La signature électronique est une innovation digitale qu’il est recommandé à toutes les entreprises. Il vous sera possible de certifier les documents en quelques minutes grâce à un outil spécifique.
Une diversité de documents certifiable
Il existe de nombreux logiciels spécialisés dans la réalisation de signature électronique sur le marché. Ces derniers permettent de signer différents fichiers tels que Word, Excel, JPEG, PDF, ou XML. Les documents à destination des clients, partenaires ou fournisseurs peuvent être signés électroniquement.
Un logiciel disponible
En mettant en place un système de signature numérique, vous êtes assuré de toujours avoir à votre disposition un moyen de signer vos documents. Que ce soit un logiciel à installer ou en ligne, et outil garanti une disponibilité à tout moment pour les utilisateurs. Que vous soyez au bureau ou en déplacement, il est possible d’avoir recours au dispositif pour certifier un engagement sur un document numérique.
Une solution sécurité
Les outils de signature électronique respectent les normes et les pratiques existantes en matière de sécurisation de données. Chaque signature est associée à une seule personne, et elle est unique. Le logiciel devra pouvoir garantir la confidentialité des échanges et des informations clients.
En fonction du logiciel utilisé, il est possible de profiter d’un travail collaboratif offrant un réel gain de temps. Les documents peuvent être partagés en toute sécurité, puis signés avant d’être renvoyés à un autre destinataire en un temps record.
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