Logiciel de facturation pour sécuriser la gestion comptable
Lors d’une création d’entreprise, le futur dirigeant est confronté à des formalités administratives, qui s’érigent parfois comme des barrières infranchissables. Il s’interroge également sur la façon dont il va traiter la comptabilité de son entreprise, à l’égard de laquelle il est souvent réfractaire. Deux choix s’offrent à lui :
- S’occuper lui-même de la gestion de sa comptabilité, en termes de factures, devis, et autres documents.
- La confier de manière partielle, ou totale, à un cabinet comptable, ou à un expert-comptable.
Si cette dernière solution concerne certaines moyennes entreprises et grands groupes, les indépendants et les TPE préfèrent s’acquitter eux-mêmes de cette tâche, dont l’avantage est l’économie réalisée sur les honoraires d’un comptable.
Néanmoins, cette solution demande aussi des connaissances en fiscalité, et du temps. Par ailleurs, quand les comptes ne sont validés par aucun comptable, le risque d’erreur demeure important.
Or, entreprendre est un défi quotidien, l’entrepreneur préfère passer du temps sur le terrain, à prospecter, et à faire grandir son entreprise, plutôt que de passer beaucoup de temps à l'établissement de factures papier grâce à l'utilisation d'un tableur. Pourquoi ne pas investir dans un logiciel de facturation ? D’autant plus que les éditeurs ont su adapter leurs logiciels aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est un outil informatique performant, visant à améliorer la gestion commerciale d'une entreprise : création des devis, édition et envoi électronique des factures. Certains logiciels proposent une intégration des factures dans le système comptable de l'entreprise, taux de TVA applicable, etc. De ce fait, le logiciel de facturation permet également de simplifier l’exercice comptable, et d’en réduire les coûts. Vous pouvez créer et personnaliser vos devis et factures, puis les transmettre en un clic à vos clients. L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire ; cependant, elle se révèle efficace. Nous allons vous présenter les nombreux avantages dont vous bénéficierez en recourant à un logiciel de facturation adapté à votre entreprise.
À qui s'adressent les logiciels de facturation ?
Certains logiciels de facturation intègrent une solution de gestion comptable pour votre entreprise, afin de regrouper toutes les données au même endroit. Depuis le 1er janvier 2018, « Tout assujetti à la TVA est tenu d’utiliser un logiciel de comptabilité et de gestion, ou un système de caisse sécurisée, et de conserver les documents en attestant en vue d’un éventuel contrôle inopiné de l’administration (CGI art. 286, l.3°bis) ». Ce qui signifie que les entreprises soumises à la TVA ne peuvent plus utiliser Word ou Excel pour établir leurs factures, et ont obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié anti-fraude à la TVA. Cette loi ne concerne pas les non assujettis à la TVA, comme les auto-entreprises et les micro-entreprises.
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Quels avantages apporte un logiciel de facturation ?
Inscription de toutes les mentions légales sur les factures
La gestion de la facturation est une obligation pour l'entreprise, strictement encadrée par la loi. Les logiciels de facturation inscrivent les mentions légales sur vos factures. La plupart d’entre eux effectuent les mises à jour automatiquement, et rendent vos factures conformes, selon les diverses évolutions des textes de loi et du Code du Commerce.
Réduction significative du risque d’erreur
Le logiciel de facturation réduit de manière significative les risques d’erreur, notamment sur le taux de TVA affiché sur les factures, et également sur les calculs ou les inexactitudes de certaines données, comme les adresses ou les numéros de téléphone des clients. L'établissement de votre facture est fluide, l'écriture comptable est crédible, et à l’image fidèle des comptes.
Simplification des échanges
La base de données répertorie toutes les informations essentielles des partenaires de l’entreprise, les fournisseurs, les clients, et les prospects. Parmi elles se trouvent les conditions tarifaires préalablement négociées, les taux de TVA applicables, les informations juridiques, les impayés, etc. Grâce au logiciel de facturation, la transmission des factures et pièces nécessaires à la tenue comptable de votre entreprise est simple, et les échanges avec l’expert-comptable sont optimisés.
Optimisation de la gestion comptable
Les logiciels de facturation garantissent une meilleure gestion commerciale et comptable de votre entreprise. Une alerte vous avertit des retards de paiement, et vous facilite le recouvrement des créances. Les délais de paiement sont réduits, votre BFR s’en trouve amélioré. Selon les fonctionnalités, les tableaux de bord affichent les indicateurs et les statistiques que vous aurez préalablement paramétrés : CA facturé, CA encaissé, délai de paiement moyen des clients, taux de TVA, etc. Ils vous délivrent une image de votre entreprise en temps réel ; vous lirez, par exemple, quels sont les devis en attente de facturation. Cette visibilité représente une aide précieuse à la prise de décision. En vous occupant vous-même de la comptabilité, vous disposez d’un suivi comptable en temps réel de vos affaires. Par ailleurs, la comptabilité de votre entreprise est encore simplifiée avec la synchronisation bancaire : une fois que votre compte aura été synchronisé avec le logiciel de facturation, l'import quotidien de vos relevés bancaires vous renseigne sur toutes les recettes et dépenses saisies sur le compte de votre entreprise.
Gain de temps
Tous ces avantages précédemment cités en amènent un dernier, et non des moindres : le gain de temps. Vous allez pouvoir vous décharger de toutes les tâches chronophages comme l’établissement de factures manuellement, ou la saisie comptable. Vous allez enfin être en mesure d’optimiser votre temps de travail, et vous consacrer à votre entreprise, pour gagner en productivité.
Quelles fonctionnalités apporte un logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation répondent à différents critères : la taille de votre entreprise, le domaine d’activité, l’utilisation que vous voulez en faire. En plus de toutes les fonctionnalités essentielles que proposent les nombreux logiciels de facturation, vous aurez la possibilité de souscrire à des fonctionnalités supplémentaires selon la croissance de votre entreprise. Le logiciel de facturation peut ainsi évoluer en un véritable CRM, outil de gestion de la relation client et de comptabilité. Nous vous livrons ci-dessous les principales fonctionnalités essentielles ou optionnelles d’un logiciel de facturation.
Gestion des factures et des devis
- Importer la production comptable et les données depuis vos anciens fichiers Excel ou Word.
- Éditer, et suivre vos devis, factures et avoirs.
- Incrémentation des numéros de factures.
- Personnaliser vos factures et tous vos documents en insérant le logo de votre entreprise.
- Hiérarchisation des factures.
- Établir vos tarifs en fonction de la marge que vous souhaitez.
- Transformer un devis en facture, un bon de commande en facture, ou un bon de livraison en facture.
- Télécharger vos factures en format PDF, les imprimer, et les transmettre par e-mail ou par voie postale.
- Gestion des relances clients : alerter, et relancer automatiquement les factures impayées.
Gestion des clients
- Fiches contacts : Créer une base de données de prospects et de clients, avec toutes leurs informations.
- Répartition des contacts par catégories : prospects, clients, fournisseurs, partenaires.
Gestion comptable
- Export de la comptabilité, et automatisation du processus comptable.
- Journaux des factures d’achats et de ventes.
- Gestion des encaissements.
- Synchronisation bancaire.
- Facilité des échanges avec votre comptable
- Calcul de la TVA, et de la TVA sur marge.
- Édition des déclarations de TVA.
Gestion des stocks
- Suivi des stocks en temps réel.
- Suivi des flux de marchandises.
- Alerte sur les produits manquants.
- Affichage des tarifs et description des produits
Tableau de bord commercial
- Nombre de nouveaux clients.
- Nombre de rendez-vous effectués.
- Devis réalisés.
- Taux de conversion des devis en commandes.
Tableau de bord budgétaire
- Montant du CA.
- Coûts fixes et coûts variables par rapport au CA.
- Taux de marge, taux de marque.
- Trésorerie de fin de mois.
- Évolution du BFR.
- Délais de paiement des clients et fournisseurs.
- Analyse des postes de dépenses et de frais
- Présentation des statistiques.
Louer ou acheter son logiciel de facturation ?
Il existe deux solutions afin de se procurer un logiciel de facturation.
- L’achat en ligne, par téléchargement.
- La location, par le biais d’un SaaS (Software as a Service), rendue possible depuis l’avènement du cloud. Vous souscrivez à un abonnement mensuel.
| ACHAT | LOCATION | |
|
Simplicité d'utilisation |
– Nécessite une installation sur des ordinateurs ou sur des serveurs de l'entreprise. – Mises à jour payantes. |
– Ne nécessite aucune installation. – Mises à jour automatiques. |
| Connexion internet | – Recommandé dans les zones peu ou pas desservies par le réseau. | – Requiert une bonne connexion. |
| Flexibilité d'utilisation | – Nécessite une installation sur tous les appareils. | – Accessible n'importe où, et sur n'importe quel support, dès lors qu'il existe une connexion internet. |
| Coûts | – Coûts de maintenance et d'hébergement à la charge de l'entreprise. |
– L'abonnement sur plusieurs postes peut s'avérer coûteux, il dépend du nombre d'utilisateurs. – L'abonnement peut être interrompu à tout moment. |
| Hébergement, stockage, et sécurité |
– L’entreprise procède elle-même à la sécurisation de ses données. – Pas d’hébergement requis. |
– Application hébergée non consultable en cas de coupure internet. – Retour à une solution en interne long et coûteux. – Changement de prestataire compliqué, car il faut transférer toutes les données. – Si les serveurs sont domiciliés à l’étranger, les services des prestataires pourraient répondre à une réglementation moins protectrice qu'en France, ou qu'en Europe. |
| Réputation du prestataire, ou de l'éditeur de logiciels |
– Nécessaire, pour éviter les litiges. – S'assurer de la fiabilité du prestataire (dépôt de bilan). |
D’après ce tableau, le choix d’un logiciel de facturation pour votre entreprise dépend en partie :
- De la taille de l’entreprise, il existe des logiciels spécialement dédiés aux PME, aux TPE, et même aux auto-entreprises.
- De son infrastructure numérique : la location semble être la solution la plus adaptée aux PME et aux TPE, qui n'ont qu'un navigateur à leur disposition.
- De ses besoins : l’entreprise devra s’interroger sur les fonctionnalités qui lui sont nécessaires. Certains secteurs d’activité ont un besoin impérieux de solutions spécialement conçues. Le BTP et le secteur médical utilisent des logiciels de facturation dédiés à leurs métiers. Il n’existe pas de solution parfaite, mais une solution adaptée.
Comment choisir son logiciel de facturation ? Nos conseils
Nous avons mis en évidence l’intérêt d’utiliser un logiciel de facturation pour piloter votre entreprise : les avantages sont bien plus nombreux que les inconvénients. Afin de limiter ces derniers, vous devez effectuer une analyse approfondie des besoins de votre entreprise, selon différents critères.
L’analyse des besoins
Cet élément est probablement le plus important. La comptabilité de votre entreprise est-elle gérée en interne ? Est-elle traitée dans un cabinet comptable ? Dans ce cas, il est inutile d’investir dans un logiciel ultra-sophistiqué, un simple logiciel de facturation est suffisant. Dans le cas contraire, nous vous conseillons de préférer un logiciel plus performant, avec une solution comptable, en tenant compte de votre activité, et de la taille de votre entreprise.
- De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?
Les seules fonctionnalités essentielles proposées dans les logiciels de votre choix sont-elles suffisantes ? Les éditeurs proposent-ils suffisamment de fonctionnalités en option, au cas où vous en verriez l’utilité dans la gestion de votre entreprise par la suite ?
- Quel budget avez-vous prévu de consacrer à votre logiciel de facturation ?
Relevez la charge financière que va soulever l’achat, ou la location, d’un tel logiciel pour votre entreprise, en tenant compte du rapport qualité/prix. Incluez les coûts optionnels, dus à l’ajout de fonctionnalités. Dans tous les cas, la liste des avantages et le tableau comparatif location-achat mettent l’accent sur des points intéressants, sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour vous aider dans votre choix.
La comparaison des logiciels sélectionnés
Vous avez identifié tous les besoins de votre entreprise, et les fonctionnalités qui vous seront nécessaires, mais, devant l’offre abondante proposée sur le marché, vous vous demandez toujours comment choisir.
- Testez, et comparez
Vous avez défini vos besoins, et procédé à une première sélection de logiciels. La plupart des éditeurs proposent un accès gratuit, d’un mois en général, pour vous permettre de tester leurs produits.
L’intérêt de tester des logiciels de facturation est de vous assurer qu’ils correspondent à votre activité, et aux besoins de votre entreprise. Vous pourrez vérifier la facilité du paramétrage, l’utilité des fonctionnalités, le rendu visuel, l’existence d’une assistance, l’intégration d’une solution comptable, etc.
Assurez-vous que vous pourrez résilier l’abonnement à tout moment dans le cadre d’une location.
Il existe de nombreux logiciels de facturation gratuits pour vous permettre de gérer simplement la comptabilité de votre entreprise ; cependant, leurs fonctionnalités sont en nombre restreint, et il faudra quand même débourser pour avoir accès aux fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin par la suite. Toutefois, ils sont souvent de bonne qualité, et peuvent suffire aux TPE et micro-entreprises.
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