==> Tout ce qu’un logiciel ERP peut apporter à votre entreprise <==
Depuis plusieurs décennies, l’informatique de gestion occupe une place essentielle dans la vie d’une entreprise. Au départ, les outils ont été conçus pour l’automatisation des activités opérationnelles. Désormais, ils touchent à des niveaux de gestion plus stratégiques et sont englobés dans une démarche d'optimisation du CRM c'est-à-dire le Customer Relationship Management ou encore la GRC soit la Gestion de la Relation Client en français. Lancés dans les années 1990, les ERP ou Enterprise Ressource Planning ont séduit un grand nombre d’entreprises de toute taille avec la promesse d’une vision intégrée de la gestion. Cependant, l’implantation du logiciel idéal constitue un vrai défi.
En quoi consiste exactement un logiciel ERP ?
L’anglicisme ERP signifie littéralement planification des ressources de l’entreprise. Un logiciel ERP est ainsi un logiciel de gestion que l'on peut classer dans la grande famille des outils de CRM et qui intègre un certain nombre de fonctionnalités pour permettre de gérer l’ensemble des services d’une entreprise tels que la gestion des stocks, la gestion de la production, la gestion de la relation client, la comptabilité, etc. Traduit en français en progiciel de gestion intégrée ou PGI, l’ERP est défini par le ministère de l’Économie, des Finances et de l’Industrie comme étant un progiciel qui regroupe plusieurs modules de gestion, gérés au sein d’une seule application, et couvre l’intégralité des besoins métiers de l’entreprise. Il n’est pas réservé exclusivement aux entreprises de grande taille, il est possible de le mettre en place dans une PME-PMI pour laquelle il s'avérera également utile et pertinent.
En d’autres termes, un ERP est une solution logicielle qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise grâce à l’intégration de différentes fonctions de gestion. Il peut être assimilé à la « colonne vertébrale » de l’organisation. Toutefois, toutes les solutions ERP ne sont pas considérées comme des PGI. Pour qu’elles puissent être qualifiées de progiciel de gestion intégrée, il est impératif que ces solutions informatiques répondent à deux principes fondamentaux. Les applications informatiques sont construites sous forme de modules indépendants, mais compatibles sur une base de données unique et commune. Par la suite, un moteur Workflow est utilisé pour la définition de toutes les tâches d’un processus et la gestion de leur réalisation dans les différents modules concernés du système.
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De quoi est composée une solution logicielle ERP ?
Pour fonctionner correctement, les logiciels ERP reposent sur trois éléments essentiels :
Une architecture ERP
Le logiciel ERP comprend une architecture technique et modulaire. L’architecture technique se base principalement sur un serveur sur lequel est installée une base de données accessible à l’ensemble des employés de l’entreprise. Ce qui nécessite l’usage de différents réseaux (intranet, extranet, etc.) pour la gestion décentralisée des données. Quant à l’architecture modulaire, elle porte sur tous les modules qui fonctionnent les uns avec les autres.
Plusieurs modules ERP
Un module ERP est une fonctionnalité spécialisée pour la gestion d’une activité de l’entreprise. À cet effet, il regroupe des fonctions qui doivent être compatibles avec les autres modules, connectées en permanence à la base de données et actualisées en permanence. Parmi les modules courant sur les PGI figurent entre autres la gestion des ressources humaines, l’organisation du travail, la production, la gestion des achats et ventes, la comptabilité et le contrôle de gestion.
Un serveur ERP
Comparable à un ordinateur, ce système est utile pour stocker toutes les données à mettre à la disposition des différents utilisateurs. Placé au centre de la solution, il permet d’administrer le réseau, de gérer les comptes utilisateurs et l’accès aux données, de mutualiser les informations afin de pouvoir les rendre disponibles en réseau, etc. Actuellement, il est dorénavant possible de recourir à un serveur à distance qui utilise le cloud computing. Ce type de serveur offre un accès permanent au logiciel ERP.
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Quelles sont les principales fonctionnalités d’un outil ERP ?
Étant donné que le progiciel de gestion intégrée est une solution modulaire et globale, les éditeurs de PGI proposent en général quatre principales fonctionnalités de gestion et de production de rapports :
La gestion commerciale
Pour les entreprises, un PGI simplifie la gestion commerciale dans sa globalité. D’abord, il permet de gérer les différents composants des achats : fournisseurs, catalogues, prix, délais, etc. Il existe même certaines solutions qui prennent en charge les devis, les commandes, les réceptions et la gestion du grand import. Un logiciel ERP offre en plus la possibilité d’optimiser la gestion des stocks. La gestion des stocks disponibles, de l’assortiment et du réapprovisionnement est simplifiée. Il en est de même pour la gestion des emplacements qui ne représente plus un problème.
La gestion de production
Un logiciel ERP est également doté d’un module de gestion de production. Il intègre des fonctions très variées pour permettre la prise en compte des besoins relatifs à la fabrication d’un produit, du processus de fabrication, etc. En plus, le module de gestion de production apporte la possibilité de réaliser le calcul des besoins nets et de déterminer le lancement soit en approvisionnement, soit en fabrication. Ce qui aide par la même occasion à planifier de façon optimale les ressources (hommes, matériels et matières premières) pour fabriquer un produit donné. De même, le PGI est une bonne solution aux contraintes de qualité et de traçabilité qu’imposent les normes et les réglementations aux entreprises. Font partie de ces diverses fonctions les nomenclatures, les gammes opératoires, le calcul des besoins nets et la planification des ressources ou MRP.
La gestion comptable et financière
La gestion comptable et financière est une des fonctionnalités courantes d’un logiciel ERP. Cet outil prend en charge tous les aspects de la comptabilité et de la finance de l’entreprise. Avec ce module, il est possible de paramétrer les modèles d’écriture et de faire de la saisie guidée dite au kilomètre dans le respect des réglementations. Par ailleurs, il apporte une vision réaliste des données qui sont calquées sur les différentes activités plutôt que sur les normes comptables. Ainsi, grâce à ce module, les tâches comme le suivi des mouvements comptables des comptes tiers, la gestion des paiements, la déclaration de la TVA ou encore le rapprochement bancaire, sont plus faciles et rapides à réaliser. Il intègre des fonctions très diversifiées comme la comptabilité générale, la comptabilité analytique, la comptabilité budgétaire, la comptabilité auxiliaire, le fichier des écritures comptables, etc.
Le reporting décisionnel
Un progiciel de gestion intégrée devrait également proposer un système de reporting décisionnel ou Business Intelligence. Autrement dit, l’intégralité des données qui transitent par la solution logicielle peut être exploitée à des fins décisionnelles. Concrètement, le système de reporting permet le suivi des coûts (coûts d’achat et coûts de fabrication) et d’autres indicateurs clés. En prime, les statistiques et les tableaux de bord doivent être paramétrables et personnalisables en fonction des besoins.
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Qu’en est-il des avantages et des limites à implanter un ERP ?
Implanter un PGI dans une entreprise d’envergure, ou même dans une PME-PMI, présente de nombreux avantages. En premier lieu, il assure l’unicité du système d’information. Grâce à sa base de données unique, il prévient les risques de doublon et d’erreur. Il constitue aussi un vecteur de productivité. La mise à jour de données en temps réel et l’automatisation de tâches aident les employés à gagner un temps considérable à consacrer à leurs occupations. Par exemple, le service commercial émet un bon de commande, le stock est actualisé en temps réel et l’écriture comptable s'effectue de manière automatique dans le système. Cela permet par la même occasion d’optimiser les processus de gestion et la maîtrise des coûts. Son utilisation est de plus évolutive au fur et à mesure que les besoins changent.
Néanmoins, l’intégration d’un logiciel ERP connaît certaines limites. En tête de liste se trouve son coût d’implémentation élevé (acquisition, déploiement, maintenance et entretien des matériels). Un autre frein possible à sa mise en place est l’envergure du projet, même pour une PME-PMI qui par nature est plus flexible. Ce déploiement n'est pas anodin pour une entreprise et il demande des ressources conséquentes et un temps non négligeable. Un tel projet requiert en moyenne 12,3 mois pour être totalement intégré et fonctionnel. De même, il implique une certaine dépendance vis-à-vis de l’éditeur. En raison du coût important de son acquisition et de son déploiement, changer de PGI est presque impossible une fois la solution installée. Enfin, le logiciel doit être conçu sur mesure. Rigides, les solutions classiques sont difficiles à faire évoluer.
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Quelles sont les différentes phases d’implémentation d’un ERP ?
L’enjeu principal d’un PGI est de permettre aux dirigeants comme aux employés d’une entreprise de se concentrer sur leur business et leur métier. Pour ce faire, une solution logicielle ERP complète et adaptée à l’ensemble des activités est indispensable. À ce titre, l’implantation doit suivre plusieurs phases :
L’audit de l’organisation
L’audit est nécessaire pour élaborer le cahier des charges. Il comprend différentes étapes comme la constitution d’une équipe projet et la désignation de la personne responsable, l’analyse de l’existant et la définition des besoins.
Le choix de la solution idéale
Choisir le logiciel adéquat requiert une évaluation des solutions disponibles. Après, il est possible de choisir l’éditeur et de décider du mode de déploiement aussi bien sur le plan technique (installation et déploiement en interne, sur des serveurs propres, sur des serveurs tiers, etc.) que sur les aspects stratégiques inhérents à l'activité de l'entreprise (big bang, pilote, combiné, etc.).
La mise en production du progiciel
Une fois le progiciel choisi, il est procédé à sa mise en production c'est-à-dire l'implémentation et le déploiement de celui-ci au sein de l'entreprise. Cette phase inclut entre autres le développement, l’installation sur les serveurs, la reprise des données de l’entreprise, le paramétrage, les tests de fonctionnement et la formation des utilisateurs.
L’évolution du progiciel
L’implémentation d’un logiciel ERP englobe également le suivi et l’évolution de la solution choisie. En fonction des cas et des besoins, il va connaître différents types de modification comme les montées en version, les mises à jour, l’intégration de nouvelles fonctionnalités, les ajouts d’utilisateurs, etc.
Comment réussir l’implémentation d’un ERP dans une entreprise ?
Outre le respect des différentes phases d’implémentation, une intégration réussie d’un logiciel ERP dans une entreprise passe par un plan clair tout en restant ouvert. Même si le projet est susceptible d’être modifié en cours de route, vous devez garder en tête la portée, le planning et le budget avant d’apporter les modifications. Comme l’installation d’un tel progiciel vise principalement à alléger les tâches, favoriser l’esprit d’équipe et améliorer la productivité, il est crucial de repenser les processus d’affaires pour les rendre encore plus efficaces compte tenu de l’importance de l’investissement.
Par ailleurs, l’homogénéisation des matériels et des systèmes informatiques revêt une importance capitale. Si nécessaire, il faut procéder à un renouvellement du parc informatique de l’entreprise et proposer un système d’exploitation unique pour tous les postes de travail. Cela prévient les risques de conflit de logiciel et facilite les mises à jour pour l’ensemble de votre infrastructure. Néanmoins, cette homogénéisation doit s’effectuer suivant les besoins réels du PGI et les différentes attentes de ses utilisateurs. Enfin, elle doit être accompagnée d’un travail d’ingénierie informatique et d’une formation en vue d’une culture commune.
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