6 conseils pour booster la productivité de vos équipes en télétravail

Les équipes à distances apportent de nombreuses nouvelles opportunités aux entreprises. Mais beaucoup se sentent perdus dans l’espace ou sur une île isolée. De nombreux managers ressentent une perte de contrôle et ont peur que la productivité diminue et ils ne pourront pas prendre de contre-mesures s’ils voient moins ou pas du tout leurs employés. On suppose souvent que l’utilisation d’outils de gestion est suffisante pour qu’une équipe à distance puisse travailler ensemble de manière productive. Les bons outils sont importants. Cependant, diriger une équipe à distance impose à chacun des exigences complètement nouvelles qui vont bien au-delà de l’utilisation d’outils.

L’article suivant décrit brièvement les tâches les plus importantes pour la gestion d’une équipe à distance productive.

1)     Fixez-vous des objectifs clairs

L’équipe doit connaître les objectifs de l’entreprise et avoir un plan défini pour atteindre ces objectifs. Chacun doit savoir comment contribuer aux objectifs de l’entreprise. Cela n’a rien de nouveau. Même dans une équipe sur place, des objectifs clairs sont essentiels pour l’orientation de chaque individu dans l’équipe. Ce n’est que dans une équipe virtuelle que les objectifs doivent être définis avec l’équipe de telle sorte qu’un engagement clair soit créé et que les membres de l’équipe doivent interagir les uns avec les autres afin d’atteindre leurs objectifs personnels. Cela crée une meilleure communication et coordination et empêche tout le monde de travailler de manière isolée en tant que loup solitaire.

En tant que leader, il est important de connaître les objectifs de votre entreprise et de comprendre où votre équipe s’inscrit dans l’image. Vous devriez être en mesure de transmettre efficacement ces informations à votre équipe.

Prioriser le travail, l’équipe travaillera souvent sur plusieurs projets, avec des personnes dans des fuseaux horaires différents, en même temps. Vous devriez être en mesure de déterminer quel projet est plus important que l’autre et comment les tâches sont hiérarchisées. La transparence du travail facilite le travail et l’orientation dans l’équipe à distance. Les employés doivent être en mesure de suivre leurs tâches et l’ensemble de l’équipe. Et en tant que manager, vous devez garder un œil sur les progrès, sans faire de microgestion.

2)     Définir les rôles, les responsabilités et les structures

Des horaires de travail flexibles et une plus grande autonomie ne signifient pas que le travail devient sans structure. La structure et les directives sont absolument nécessaires pour les équipes à distances. Rôles et responsabilités clairs et transparence quant à savoir qui prend quelles décisions et qui doit être informé et quand. Chacun doit savoir exactement quelles sont ses responsabilités. Il existe ici des méthodes éprouvées pour créer et maintenir exactement cela dans l’équipe.

Par exemple, créez une carte mentale des compétences dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs et vos tâches et clarifiez quels employés peuvent assumer quels rôles. De cette façon, vous vous concentrez également consciemment sur les forces de chaque individu.

3) Vérifiez les performances

En tant que manager, vous devez toujours garder une trace de tout sans tomber dans la microgestion. La microgestion détruit la confiance, l’autonomie et l’engagement. Mais c’est la base fondamentale d’une équipe à distance productive.

Ne « suivez » aucune heure. À la fin de la journée, peu importe que le membre de votre équipe commence la journée à 6 h ou 12 h, ou travaille les mêmes 8 heures / jour ou opte pour un horaire varié. S’il est nécessaire pour la comptabilité client ou par la loi de saisir les heures, les employés doivent le faire de manière indépendante et de leur propre chef dans un outil de gestion de projet. Concentrez-vous sur les résultats. Gardez un œil sur si les tâches sont accomplies à temps et de haute qualité et non pas quand elles sont exécutées. Cela nécessite des critères clairs pour de bonnes performances. Cela varie selon la tâche et le rôle dans l’équipe.

4) Créez des valeurs et du sens avec votre équipe

La culture d’équipe est implicite. Dans un environnement de travail partagé, cela se produit en silence. Je suis d’avis que la culture et les valeurs devraient être délibérément discutées entre elles dans une équipe éloignée. Les équipes virtuelles sans environnement de travail commun doivent expliquer leur culture, leur objectif et leurs valeurs.

Les questions typiques sont : Que pensez-vous que l’équipe devrait accomplir ? Comment l’équipe contribue-t-elle aux objectifs de l’entreprise ? Comment chaque individu contribue-t-il ? Comment le succès de l’équipe est-il mesuré et la performance individuelle évaluée ?

L’équipe doit définir conjointement les valeurs qu’elle représente et également répondre ensemble aux questions ci-dessus. En fin de compte, ce sont des principes clés par lesquels l’équipe peut juger de son propre comportement, même si elle a l’impression d’être sur une île déserte. Voici quelques exemples :

• Optimiser la synergie pour collaborer sur des projets
• Collaborer autour d’espaces intelligents.
• Projet collaboratif qui va favoriser le travail digital.
• Le bien-être au travail est l’une des bases d’une collaboration
• Un portail collaboratif pour un espace de coworking afin de diminuer la charge de travail.
• Partage de document via une plateforme de collaboration (cloud, SaaS).
• Collaboration interne et brainstorming pour la flexibilité et l’organisation du travail.
• Solution de collaboration hiérarchique

5) Utiliser les bons outils pour les différentes occasions de communication

Choisissez les bons outils pour la communication d’équipe à distance, en tenant compte de la communication asynchrone et synchrone. Réduisez progressivement vos e-mails, car ils se sont avérés être les plus grands perturbateurs de la productivité. Laissez l’email et entrez dans le nouveau monde courageux de la communication en temps réel. Cette forme de communication fait gagner beaucoup plus de temps dans certains cas.

Même si des outils sont disponibles, cela ne signifie pas que la communication a lieu entre eux. Chaque membre de votre équipe doit être prêt à répondre régulièrement aux appels, SMS, e-mails ou messages directs. Il doit être transparent qui est disponible, comment et quand, ceci est particulièrement important lorsqu’il y a différents fuseaux horaires.

Assurer une communication claire, concise et ciblée. Réfléchissez toujours avant d’envoyer quelque chose et considérez comment les informations peuvent être absorbées par l’autre. Le texte brut peut être interprété de différentes manières. Et cela ne se produit pas uniquement dans les équipes interculturelles.

 6) Établissez des lignes directrices pour la communication et la collaboration avec votre équipe dans un accord d’équipe

En collaboration avec votre équipe, créez des lignes directrices sous la forme d’un accord d’équipe sur la manière dont votre équipe à distance peut travailler au mieux ensemble. Entre autres, il est convenu quels rôles et responsabilités existent, quelles informations sont partagées comment et où, quels outils et canaux de communication sont utilisés pour quoi et comment la coopération est organisée dans les différents fuseaux horaires. Si un tel accord d’équipe est adopté par toute l’équipe, il y a un niveau d’engagement élevé et les questions fondamentales ont été clarifiées à l’avance.

Conclusion

Dans une équipe à distance, l’autonomie est cruciale pour plusieurs raisons : Les membres de l’équipe doivent rester engagés sans que personne ne regarde par-dessus leur épaule ou en contact permanent avec les managers et collègues. Tout le monde doit avoir les compétences nécessaires pour prendre des décisions lorsque personne n’est en ligne. Votre rôle et votre tâche en tant que manager est de permettre à votre équipe de le faire et de travailler de la meilleure façon possible.

Un bon gestionnaire d’une équipe à distance fixe des objectifs et rend les critères de performance transparents, clarifie les rôles, communique des priorités claires, organise les ressources pour faire le travail et empêche l’isolement. Dans l’ensemble, vous devez promouvoir une culture d’équipe qui encourage la communication et la résolution de problèmes, plutôt que la microgestion. Donnez du pouvoir à vos employés et utilisez pleinement les compétences de chaque membre de l’équipe. Vous devez également reconnaître les plus petites réalisations et donner votre avis à leur sujet. Ensuite, vos employés se sentiront valorisés et impliqués.