Les bonnes pratiques pour manager un projet d’entreprise

Les huit meilleures pratiques de gestion de projet suivantes vous aideront en tant que chef de projet ambitieux et axé sur la réussite à agir avec confiance et efficacité à chaque étape du projet.

Même si chaque projet est unique, il existe des règles généralement applicables pour la gestion de projet. Si vous en tenez compte, c’est une pierre angulaire essentielle pour une gestion de projet réussie.

1. Communication précoce avec toutes les personnes impliquées et affectées

Tous ceux qui sont directement ou indirectement intéressés ou impliqués dans le projet à réaliser font partie des soi-disant parties prenantes ayant un grand besoin d’information. C’est l’une des meilleures pratiques de gestion de projet les plus importantes que la gestion de projet garantit des informations complètes et à jour pour les personnes impliquées dans le projet dès le début.

Le cercle des parties prenantes est large, y compris les parties internes et externes. De sa propre communication, la direction de projet peut en même temps dériver l’exigence que tous les acteurs concernés traitent le projet ou même les identifient. Chacun d’eux doit recevoir les mêmes informations en même temps. Personne ne devrait se sentir désavantagé ou jouer contre les autres. Avec un système de gestion de projet basé sur le Web, c’est très simple et réalisable.

2. Les sponsors du projet aident et attendent quelque chose en retour

Le caractère typique des porteurs de projet est de vouloir être aussi bien informé que possible malgré le peu d’effectifs et de présence. La direction de projet ne doit pas se sentir dupée par cette affirmation, mais doit garder un œil sur les avantages associés. Dans une phase critique, cela aide à obtenir une réponse honnête à la question de savoir à quoi ressemblerait le projet sans le parrainage, ou si le projet existerait même.

Les sponsors, tout comme les mécènes, veulent être chéris et soignés. Si cette interaction entre la gestion de projet et le sponsor fonctionne, alors un point de friction est exclu dès le départ. Au contraire, l’équipe de direction a un avocat de la part de l’un des financiers les plus importants, à savoir le sponsor.

3. Opportunité de risque, Rappelez-vous le pire des cas

La direction du projet ferait bien d’imaginer une évolution du projet différente de celle actuellement réussie à des intervalles. Beaucoup de choses peuvent littéralement se produire au cours d’un long projet. On s’attend à ce que l’équipe de projet reconnaisse et gère toutes les situations imaginables. La référence est uniquement la réussite du projet. L’évaluation des risques est un compagnon constant dans le cadre du suivi de projet. Pour le client du projet, il y a très peu de raisons d’excuser un échec. À l’instar du secteur de l’assurance, ceux-ci ne comprennent que la guerre et les forces élémentaires de la nature telles que les tremblements de terre, les fortes pluies, les inondations, etc.

4. Le plan d’affaires de travail est plus qu’une liste d’activités

Un plan de travail spécifiquement élaboré est également la ligne directrice pour la gestion de projet. Les activités énumérées en premier ne sont remplies de vie que par la planification. En même temps, le plan de travail forme un cadre fixe pour la gestion de projet.

Il ne doit être ni dépassé ni descendu en dessous. Avec cette prise de conscience, le plan de travail est d’une importance éminemment importante. Les objectifs étape par étape sont classés par ordre de priorité, les résultats intermédiaires sont définis et identifiés, et chaque dérive de la portée est étouffée dans l’œuf comme une expansion d’ordre rampante et non planifiée. Ce qui n’a pas été planifié n’a pas besoin ou ne peut pas être un objet du projet. Au sens figuré, le plan de travail participe à la communication du projet.

5. Signal de départ du projet avec réunion de lancement

Le coup d’envoi est synonyme de démarrage ou de redémarrage. Une réunion de lancement a un effet motivant sur l’équipe de projet à tous égards. Tout le monde est réuni dans la réunion, chacun d’eux est abordé et informé de la même manière. Les attentes des personnes impliquées sont élevées et même curieuses. Ce qui est décisif, c’est un langage de projet clair dans deux sens. Les premières responsabilités et tâches sont attribuées et l’équipe de direction fournit des informations sur l’objectif du projet et les étapes de travail individuelles qui y mènent. Toute personne présente doit avoir le sentiment d’appartenir à l’équipe projet et d’y avoir une place permanente et responsable.

6. Documentation écrite pour le déroulement réussi du projet

Dans la gestion de projet agile en particulier, la documentation de projet se voit souvent attribuer un rôle secondaire. La pièce jointe écrite des plans, des résultats des réunions, des interfaces, etc. est l’une des meilleures pratiques de gestion de projet les plus importantes. La documentation du projet est une base essentielle pour le succès final du projet. Personne ne peut se souvenir de tout et la parole est prononcée, interprétée ou comprise de différentes manières. Ce qui est mis par écrit est irrévocablement fixé et peut être consulté à tout moment. La forme écrite est presque une évidence. Leur portée et leur rigueur sont déterminantes. D’une part, « la bureaucratie du projet » ne doit pas être exagérée, d’autre part, elle est absolument nécessaire. Les déclarations faites ne peuvent être prouvées que sur la base de documents écrits ou de leur représentation dans un système de gestion de projet, et le plan de travail, le plan budgétaire et d’autres plans peuvent être modifiés et complétés de manière compréhensible. Et pour faire face aux erreurs qui se sont produites, le processus doit être retracé dans le sens où il peut être déployé.

7. La rétroaction, élément important de la communication

Un retour d’expérience vivant et régulier fait également partie des bonnes pratiques de gestion de projet et est la garantie qu’il n’y a pas de lacunes dans le processus de projet. La communication ne doit jamais être à sens unique, elle doit toujours être bidirectionnelle, elle doit aller dans les deux sens. Lorsqu’une instruction est donnée, il faut s’assurer qu’elle est arrivée d’une part et qu’elle est également exécutée d’autre part. Personne n’est parfait, ni la direction de projet ni l’équipe de projet. Plus la ligne de rétroaction est étroite et mieux organisée, plus l’ensemble du processus de projet est transparent.

De plus, la rétroaction augmente l’acceptation mutuelle. Chaque membre de l’équipe a le sentiment d’être pris au sérieux lorsque ses suggestions et suggestions sont non seulement entendues, mais également reçues en retour. Un logiciel de gestion de projet ( CRM ERP SAAS ) basé sur le Web ( ou cloud ) facilite la communication.

8. Examen du projet et suivi

La dernière des huit bonnes pratiques de gestion de projet présentées ici concerne la revue et le suivi d’un projet. Chaque projet est divisé en trois sections : préparation, mise en œuvre et suivi. Toutes les sections sont indispensables à la fois pour elles-mêmes et pour l’ensemble du projet. Cela n’est terminé qu’après un examen détaillé.

Il peut être conçu de différentes manières. Un travail de suivi approfondi est utile voire nécessaire dans des cas individuels dans le but de pouvoir s’appuyer sur l’expérience du projet qui vient de s’achever dans de futurs projets similaires. À l’instar de la réunion de lancement, il devrait y avoir une réunion finale pour s’assurer du succès du projet, voici quelques exemples :

• Optimiser la synergie pour collaborer sur des projets
• Collaborer autour d’espaces intelligents.
• Projet collaboratif qui va favoriser le travail digital .
• Le bien-être au travail est l’une des bases d’une collaboration
• Un portail collaboratif pour un espace de coworking afin de diminuer la charge de travail.
• Partage de document via une plateforme de collaboration ( cloud , SaaS ).
• Collaboration interne et brainstorming pour la flexibilité et l’organisation du travail .
• Solution de collaboration hiérarchique.