Pourquoi opter pour une gestion de projet en cloud ?

1 – L’accès à vos dossiers en tous lieux

Où que soient vos collaborateurs, ils pourront accéder aux informations relatives au projet. Le cloud permet d’héberger les données sur un serveur distant accessible depuis n’importe quel navigateur sur Internet. Pas besoin d’assurer l’accès à un serveur informatique dans les locaux pour les membres de l’équipe projet : un ordinateur doté d’une connexion internet suffit.

L’accès en ligne permet d’une part de ne pas se soucier des problématiques liées à la détention d’un serveur interne à l’entreprise et, d’autre part, de faire face à diverses situations de travail. Vos collaborateurs pourront télétravailler sereinement tout en maintenant une conduite de projet efficace. C’est un moyen de travail également tout à fait adapté à des équipes constituées de collaborateurs géographiquement dispersés, ou bien pour conserver un accès aux informations à l’occasion des déplacements professionnels.

Accéder à vos données à distance, c’est également l’assurance de la disponibilité des informations relatives au projet en toutes circonstances. Ainsi, l’équipe n’est plus gênée pour obtenir à une information, et ce même si celui qui détient cette information sur son ordinateur est absent ou indisponible. Vous pouvez ainsi faire face à diverses sources de désorganisation. 

2 – La rapidité et la centralisation des informations en un seul endroit

Avec les applications web, les données sont centralisées dans un même endroit. Cet espace central est accessible de partout à l’ensemble de l’équipe désignée. Les informations sont regroupées et visibles par l’équipe : tous les documents se rapportant à un même dossier sont réunis, la répartition des tâches est lisible par chacun. Les outils sont partagés et utilisés par tous. Une fois clairement défini, le process est unifié. La communication est facilitée et l’information circule rapidement et efficacement au sein de l’équipe. Cette centralisation dans un espace unique permet de supprimer les doublons, les informations non mises à jour d’un poste à l’autre ou encore la perte d’information liée à des erreurs de retranscription sur différents supports. L’avancée du projet est visible par chacun et tout le monde dispose de la même information dans sa dernière version. Les commentaires et corrections sont affichés de façon instantanée. La communication au sein de l’équipe et la coordination de celle-ci sont facilitées et plus rapides. Cela évite des temps de réunions de coordination chronophages.

La solution présente également l’avantage de la rapidité. Il suffit de se connecter pour voir toutes les informations liées au dossier. La configuration de l’outil se fait de façon immédiate. La mise en place de nouvelles fonctionnalités et les mises à jour se font pour chaque collaborateur automatiquement et sont disponibles sans délai là où les logiciels classiques obligent à attendre le passage d’une personne du service informatique pour installer la mise à jour sur chaque poste de travail. 

3 – Des outils intégrés pour faciliter l’administration et le suivi du projet

La gestion de projet en ligne offre les fonctions indispensables pour manager les ressources autour d’un sujet : gestionnaire de tâches, calendrier partagé, diagramme de Gantt, compteur de temps et bien d’autres. Aussi, les applications de gestion de projet en ligne peuvent s’intégrer à d’autres logiciels. De cette façon, les outils sont centralisés et peuvent interagir entre eux. Il n’est plus nécessaire de passer d’un logiciel à l’autre et de rentrer les mêmes informations à différents endroits en risquant des erreurs de recopie. Tout est à portée de main sur une plateforme unique.

Les fonctionnalités de base sont complétées par des rapports générés automatiquement et autres outils d’aide à la prise de décision sur lesquels le manager pourra s’appuyer afin d’avoir une vue d’ensemble. Les échanges autour du dossier et le fait de disposer d’informations à jour permettent de refléter à chaque instant une image du projet fidèle à la réalité. Les modifications étant instantanées, la remontée des informations est brève et les prises de décision peuvent être rapides pour s’adapter au mieux aux évolutions du terrain.

4 – Une solution peu onéreuse et adaptée à chaque entreprise

Le cloud est une solution peu coûteuse qui nécessite simplement un ordinateur et un accès Internet. L’entreprise n’a pas à se doter d’un serveur physique pour héberger le logiciel et à en assurer la maintenance, c’est l’éditeur de l’application qui s’en occupe. Pas besoin non plus de prendre rendez-vous pour que votre fournisseur se déplace dans vos locaux installer le logiciel sur chaque poste. L’installation, le service client et le dépannage sont assurés à distance.

La maintenance est simple. Les mises à jour se font en ligne et automatiquement. Elles sont proposées gratuitement par l’éditeur et sont accessibles à tous les collaborateurs simultanément. L’entreprise gagne un temps précieux à ne pas dépêcher une personne spécialement pour installer les mises à jour sur chaque poste et vérifier que la configuration du système est faite correctement.

Grâce aux faibles coûts des technologies en ligne, gérer un projet en cloud permet aux plus petites entreprises d’accéder à des outils poussés auxquels elles ne pourraient prétendre habituellement. Les offres sont variées et s’adaptent à tous les types d’entreprises. 

5 – La sécurisation des données

Une des préoccupations des entreprises est de savoir si leurs données sont sécurisées. Les éditeurs d’applications en ligne proposent des hébergements hautement sécurisés afin de ne pas risquer la perte de données de leurs clients. Avec le cloud, l’entreprise n’a pas à se soucier de la sécurisation de l’accès au serveur ou encore à s’inquiéter de la confidentialité des sujets en cours en cas de vol du matériel de l’un de ses collaborateurs. Un changement de mot de passe évitera qu’une personne malveillante accède aux dossiers.

De la même façon, grâce au cloud, vous êtes certain de ne pas perdre vos données en cas de détérioration de votre matériel informatique. Elles sont conservées à distance, en sécurité, de façon indépendante de vos supports informatiques. Les applications web disposent de procédures de récupération de données d’urgence pour vous permettre de reprendre le travail sans encombre.

La gestion de projet cloud est une solution simple, pratique, pas chère et efficace pour l’administration de vos dossiers. Ses avantages indéniables en font une technologie redoutable plébiscitée par les entreprises. SI vous hésitez encore à opter pour cette solution, sachez que beaucoup d’éditeurs proposent un essai gratuit.