Avantages du diagramme de Gantt pour la gestion de projet

À quoi ressemble un diagramme de Gantt ?

• Sur la gauche du diagramme, toutes les tâches sont indiquées.
• En haut, en en-tête, l’unité de temps est précisée. Heures, jours, semaines, mois, selon les besoins.
• Chacune des tâches est représentée par une barre horizontale. Sa longueur indique sa durée estimée. Son positionnement correspond à sa date de début et de fin. Une couleur différente est attribuée à chaque champ d’activité (conception, marketing, etc.).
• Les dépendances inter-tâches sont symbolisées par des lignes reliant les tâches concernées entre elles.

À quoi sert-il?

Le diagramme de Gantt est idéal pour répertorier efficacement toutes les étapes du processus d’un projet. Il en donne une représentation compréhensible d’un seul coup d’oeil. Les équipes peuvent ainsi visualiser immédiatement :

• Quelles sont les différentes tâches à accomplir.
• Qui est le responsable de quelle tâche.
• La date de début et la date de fin de chacune des tâches.
• Le temps de réalisation escompté.
• Le chevauchement des tâches, et sa durée, si nécessaire.
• Les dépendances entre les tâches.
• La durée du projet dans sa globalité.

Les origines du diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est apparu en deux temps.

Tout d’abord en 1896, l’ingénieur polonais Karol Adamieki fait des recherches en techniques de gestion et planification. Il met au point « l’harmonogramme », qui connaît très vite un large succès. Mais ses conclusions ne sont accessibles qu’au public russe et polonais. Leur diffusion se cantonne à l’Est.

Puis en 1910, l’ingénieur et consultant en management Henry Gantt conçoit une version américaine du diagramme. Le temps passé par les ouvriers d’usine sur chaque tâche y était représenté sur papier.

L’hybridation des deux a donné le diagramme de Gantt utilisé aujourd’hui

Bien sûr, la forme initiale du diagramme de Gantt sur papier était fastidieuse à créer. Chaque modification du projet obligeait à retoucher le diagramme à la main. Ou même à le recommencer intégralement. Cela alourdissait l’utilisation des diagrammes. Mais l’informatique et la mise au point de logiciels de gestion de projet ont changé la donne. La création, l’impression, la mise à jour d’un diagramme de Gantt sont devenues un jeu d’enfant. Rien de plus simple, et surtout rien de plus pratique, désormais, que de modéliser la représentation du suivi d’un projet.

Les avantages du diagramme de Gant

La principale qualité du diagramme de Gantt est la visualisation globale et immédiate qu’il apporte au gestionnaire des tâches.

• C’est un compteur de temps, parfait pour avoir une idée précise de la chronologie d’un projet. Vous pouvez visualiser le calendrier des jalons importants. Mais aussi communiquer l’information simultanément à toutes les parties impliquées.
• Avoir le détail de chaque étape, ainsi que de sa durée, simplifie la gestion de la charge de travail et l’estimation des délais.
• Vous cernez rapidement qui fait quoi, et quand. Vous pouvez également vite repérer si une équipe est surchargée, ou à l’inverse pas assez occupée. Ce qui permet de réajuster la répartition des tâches, et donc d’optimiser la gestion du personnel.
• Les dépendances entre les tâches sont clairement identifiables. Chaque intervenant sait quand il doit prendre ou passer le relais. Ce qui fluidifie la coordination entre les différentes équipes.
• La conduite de projets complexes est facilitée. Le diagramme de Gantt fait office de feuille de route générale. Même si les équipes ou les intervenants sont nombreux, la répartition des tâches attribuées à chacun reste facile à identifier. Et le déroulé des étapes garde sa lisibilité.

Les étapes pour créer un diagramme de Gantt

Pour être performant, un diagramme de Gantt doit exposer clairement la chronologie et la progression des étapes de votre projet.

Des logiciels de gestions de projet adaptés existent pour vous simplifier la création de votre diagramme. Ils permettent au gestionnaire des tâches de garder la main sur les modifications apportées au fil des évolutions. Les équipes ont accès en temps réel aux réajustements effectués, et gardent un aperçu compréhensible de leur mission.

Quels éléments insérer dans un diagramme de Gant?

Ils varient en fonction de vos besoins. Mais la plupart du temps, il est pertinent d’indiquer :

• L’échéance du projet. N’oublions pas que le diagramme de Gantt est un outil qui fonctionne avec la chronologie. Il faut donc préciser la date de son début, et celle de sa fin.
• Les dates de début et de fin de chaque tâche. Elles apparaîtront sous forme de barres horizontales, au niveau des dates attribuées. Leur longueur équivaut à la durée estimée. Pour une meilleure visibilité, il est bon de donner une couleur différente pour chaque activité.
• Le nom du responsable de chaque tâche. Savoir qui fait quoi simplifie nettement la gestion d’un projet. Plus il est complexe, plus c’est important.
• Les dépendances entre les tâches. Les intervenants ont besoin de savoir à quel moment passer à l’action. Pour pouvoir démarrer, certaines tâches nécessitent d’attendre que d’autres soient achevées. Des logiciels adaptés offrent la possibilité de préciser ces dépendances dans votre diagramme de Gantt.
• Les jalons. Contrairement aux tâches symbolisées par des barres horizontales, les jalons sont des points précis. Ce sont les dates butoirs, les moments clés, qui servent de repères aux collaborateurs pour estimer les priorités. Tout bon logiciel de conception de diagramme de Gantt doit permettre de faire la distinction entre tâches et jalons.

Il faut garder en mémoire que la conduite de projet est un perpétuel mouvement. Il est donc important de choisir un logiciel de gestion de projet adapté à vos spécificités. De préférence une technologie qui vous permet de modifier à volonté la planification, et impacte les dépendances de tâches dans la foulée. Cela vous permettra de garder une communication fluide avec vos équipes, quelles que soient les modifications.

Qui peut utiliser le diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est un outil adapté à de nombreux projets :

• Ceux qui ont l’utilité d’une chronologie.
• Ceux qui nécessitent une bonne coordination entre de nombreux intervenants ou équipes.

Avec l’assistance d’un logiciel de gestion de projet adapté, vous pourrez concevoir un diagramme de Gantt sur mesure. Il deviendra un des indispensables de votre gestion d’équipe.

Par exemple pour planifier un lancement de produit, une campagne publicitaire ou marketing. Pour exposer un échéancier de livrables à un client. La liste est non exhaustive.

Pour optimiser la conduite d’un projet, la communication avec les équipes est essentielle. Le diagramme de Gantt est un outil particulièrement adapté pour leur permettre de visualiser les étapes de planification. Bien informé, et ce en temps réel, chacun saura qui doit accomplir quelle tâche à quel moment.