Avantages de recourir à un logiciel de devis et de facturation

4. Des documents fiables, édités en quelques minutes

Un logiciel CRM permet de générer rapidement et de manière sûre des devis, bons de commande et factures. Ces tâches sont automatisées grâce au programme informatique.  Les informations des clients et des produits étant enregistrées dans la base de données, quelques clics suffisent pour créer et personnaliser les documents. Les conditions tarifaires négociées s’appliquent, car elles sont intégrées dans le système.

La possibilité de faire des erreurs est considérablement réduite, car les calculs et reports sont automatisés :

• Application du taux de TVA en fonction des informations client.
• Détermination des montants HT et TTC en fonction du taux de TVA.
• Coordonnées des clients reportés sans fautes d’orthographe ou de frappe.
• Gestion des remises, de la franchise.
• Transformation instantanée d’un devis en bon de commande puis en facture.
• Factures intermédiaires.

Les modèles vierges ou préremplis comportent les mentions obligatoires et sont entièrement personnalisables : logo, modifications manuelles possibles.

5. Le respect de la législation assuré

Se pourvoir d’un logiciel de devis et facturation permet également de se garantir du respect des obligations légales. Les outils CRM sont régulièrement mis à jour suivant l’évolution de la législation. L’automatisation des processus permet d’éviter les omissions et les erreurs d’ordre juridique. Chaque devis, bon de commande ou facture contient les mentions en vigueur :

• Date et numéro de facture suivant un enchaînement chronologique.
• Identité du prestataire de services ou du vendeur : dénomination sociale ou nom s’il s’agit d’une entreprise individuelle, adresse, numéro SIRET.
• Identité du vendeur : dénomination sociale ou nom s’il s’agit d’un particulier, adresse.
• Description et décompte du produit ou service : dénomination précise (nom, marque), quantité, prix à l’unité.
• Taux de TVA appliqué et numérotation d’identification à la TVA pour les factures d’un montant supérieur à 150 €.
• Remise, réduction de prix accordée à la date de la vente.
• Somme totale due HT et TTC.
• Délais de paiement et taux de pénalité en cas de retard.

Conserver les factures pendant dix ans est obligatoire. En les stockant par voie dématérialisée, elles deviennent accessibles depuis n’importe quel ordinateur ou appareil connecté.

6. Des relations client améliorées

Les données enregistrées dans votre logiciel CRM permettent de baser vos relations client sur la confiance et la réactivité. En tenant à jour votre organisation, vous avez accès facilement au parcours client et au profil de vos interlocuteurs. Les réponses instantanées et personnalisées sont un gage de sérieux. Vous apparaissez alors comme étant à l’écoute et disponible, ce qui favorisera votre crédibilité et la satisfaction client.

En créant rapidement des documents structurés et fiables, vous remportez plus de devis et développez votre activité. Le logiciel enregistre les dates d’acceptation et de signature des bons de commande. Certains outils, correctement configurés, peuvent générer automatiquement des réclamations, des rappels ou encore des offres spéciales.