Ce que la signature électronique a changé dans le quotidien des entreprises

Définition de la signature électronique

Comme souvent dans la définition d’un terme ou d’une expression, il convient de définir ce qu’elle n’est pas afin de ne pas tomber dans le verbiage des idées reçues. La solution de signature électronique n’est pas une copie de sa propre signature.

En premier lieu, la signature électronique est un concept combinant plusieurs axes : l’axe pratique, technique et juridique. En substance, cet outil est un système technique par lequel un individu valide son accord sur un document numérique. Aussi bien dans la signature « classique » que dans la signature électronique, l’on retrouve les trois mêmes éléments : un document, le support de signature et celui qui signe.

Valeur juridique

La signature électronique voit le jour dans la sphère juridique, en France, par le biais de la loi du 13 mars 2000. Elle bénéficie des mêmes avantages et met en application le consentement du signataire de la même manière que la signature « classique ». Cependant, juridiquement parlant, la solution de signature électronique fixe les documents dès l’apposition. Elle en assure la conformité, autrement dit le consentement actuel du signataire. Pour le dire autrement et plus simplement, la signature numérique possède la même valeur juridique que la signature « classique », mais elle offre également une garantie de sécurité accrue à l’ensemble des parties.

Cas d’utilisation

Toutes les situations permettent le recours à la signature électronique, à partir du moment où le document à signer est lui-même sous la forme dématérialisée. L’exemple d’une souscription en ligne est à cet effet parlant. Dans le cadre d’une signature « classique », dès que l’inscription est prise en compte, le document à signer est expédié à l’individu en question, qui les signe et l’expédie à son tour. En revanche, avec la solution de signature électronique, tout est signé par voie dématérialisée en seulement quelques clics.

Secteurs concernés

S’il est bien un secteur qui a su progresser en matière d’outils de signatures électroniques, c’est bien les métiers juridiques (huissiers, avocats, etc.), particulièrement dans l’émission des actes.

D’autres secteurs se distinguent dans la signature électronique, ce sont les secteurs des assurances, des banques et celui des formations. Pour ne garder qu’un exemple de secteur, celui de la banque, le prélèvement SEPA – Single Euro Payments Area en anglais ou Espace unique de paiement en euros en français – a considérablement accéléré certains virements bancaires.

Pourquoi opter pour la signature électronique ?

Opter pour la signature électronique n’est pas sans intérêt pour l’entreprise dans un monde économique qui se digitalise de plus en plus. En effet depuis la loi du 13 mars 2000, appuyée par le règlement européen eIDAS, s’appliquant à l’identification numérique, précise que la signature numérique a autant de valeur juridique que la signature « classique ».

Par voie de conséquence, la solution de signature électronique accroît considérablement les procédures en donnant aux différentes parties l’assurance d’un accord, sans nécessairement passer par un rendez-vous « physique ». La transmission des certificats est envoyée par courriels ou SMS.

Aussi surprenant que cela puisse paraître, la signature numérique est plus fiable en raison qu’elle est le témoin de l’identité de l’individu signataire, mais également de la date de signature. Une signature « classique » ne peut anticiper le risque d’une signature antidatée.

La signature numérique garantit la sécurité du contrat. Avec un logiciel de signature électronique, le contrat peut être copié à l’infini afin de le stocker sur un périphérique physique. Par conséquent, il est improbable de perdre, voire de détruire le contrat en question.

L’archivage des documents au moyen de la signature électronique peut conduire à son terme à l’état de dématérialisation d’un document. Ces mêmes techniques de stockage numérique et d’enregistrement de documents sont, à présent, appliquées au sein même des services marketing et commerciaux d’une entreprise.

Opter pour la signature numérique, c’est réduire l’exposition de son entreprise à un phénomène de fraude. En effet, nul n’est à l’abri face à la démultiplication astucieuse des formes de fraude à la signature « classique ». Et l’option de la signature permet à juste titre de lutter contre ces fraudes. Au-delà de sa dimension sécuritaire, la signature numérique automatise intégralement l’étape de la validation, ce qui n’est pas sans avoir ses effets pratiques.

La signature électronique en pratique

Toutes les sociétés qui ont opté pour un logiciel de signature électronique peuvent constater les avancées d’une telle technique. Les avantages sont conséquents. En effet, tout est devenu facile et instantané, sans nécessairement échanger par voie matérielle. À tel point que dans certaines sociétés la signature électronique est devenue une habitude d’usage. Un mailing et, en quelques minutes, le contrat est en mesure d’être signé. Une solution qui est soulignée par son efficacité d’exécution.

Sécurité

Les outils de signatures électroniques garantissent la sécurité d’un échange en ligne entre deux individus au moyen du système de cryptogramme asymétrique. La solution de signature électronique relie entre elles une clef privée et une clef publique via une fonctionnalité de hachage, ce que l’on appelle techniquement une fonction de hachage cryptographique. Les documents sont alors signés et valident l’identité de l’individu signataire. D’un point de vue juridique, il est bon de rappeler que la valeur juridique d’une signature « classique » et d’une signature numérique est la même, depuis la loi du 13 mars 2000.

Certificat

La solution de signature électronique n’aurait aucune existence sans son certificat. Le certificat électronique garantit la relation entre l’individu qui signe et la signature numérique. Il détient de multiples données fondamentales qui sont en mesure de contrôler la conformité des documents, mais également de la signature numérique. Les documents contractuels sont donc expédiés par un prestataire de services de certification numérique à l’image de la première autorité de certification en France, l’entreprise CertEurope. L’action est imperceptible pour son usager, qui doit uniquement utiliser un logiciel de signature électronique afin d’assurer le traitement des documents.

Effets

Les outils de signatures électroniques ont pour première conséquence de limiter les mouvements matériels des documents, mais également d’augmenter les échanges entre les différents utilisateurs.

Par ailleurs, le recours à la signature électronique n’est pas sans connaître d’autres effets dans son utilisation. Outre la sécurisation des courriels, l’administration des documents contractuels (factures, bons de livraison, etc.), la solution de signature électronique peut également fournir d’autres garanties. Par exemple assurer le règlement des factures en cours, l’accès à des sites web en toute quiétude, la déclaration des charges fiscales et des charges sociales, mais également de répondre à différents appels d’offres.