Comment les logiciels de facturation facilitent la vie des entreprises ?

Le logiciel de facturation : qu’est-ce que c’est exactement ?

L’établissement des factures est une tâche chronophage qui peut faire perdre beaucoup de temps au sein d’une entreprise. Pour régler cette situation, les logiciels spécialisés ont vu le jour. Le logiciel de devis et de facturation est très pratique pour la gestion commerciale d’une entreprise. Il peut prendre en charge l’édition des factures et des devis, mais aussi la diffusion et l’archivage de ces documents.

Il existe des logiciels dédiés à l’automatisation de ces tâches, mais cette option est également disponible dans un logiciel ERP ou un logiciel CRM. Ces derniers sont d’ailleurs très pratiques et offrent encore plus d’options pour la gestion des relations clients, en plus de la gestion commerciale.

Même s’il facilite la vie des entreprises, le logiciel de facturation n’est pas toujours obligatoire. Toutefois, cette liberté est susceptible de changement en fonction de modifications décidées par la législation.

Comment un logiciel de facturation fonctionne ?

La gestion de la comptabilité d’une entreprise passe essentiellement par les factures. En effet, chaque entreprise a pour obligation d’en réaliser une pour chaque transaction réalisée. Si ce n’est pas le cas, les répercussions et les sanctions pénales peuvent vite arriver.

Il est indispensable de réaliser les factures de manières régulières. Mais utiliser les facturiers en papier ou le tableur peut s’avérer long et difficile. D’autant plus que les risques d’erreurs sont encore plus nombreux avec la manipulation humaine. Grâce à un logiciel de devis numérique, le procédé est beaucoup plus simple et rapide.

Pour rappel, ces derniers doivent avoir de nombreuses mentions légales. En plus, ils doivent être personnalisés en fonction du destinataire. Sachez en revanche que les mentions obligatoires ne sont pas les mêmes pour un auto-entrepreneur ou pour une grande firme.

Justement, un logiciel de facturation facilite ce point en créant des factures pré-remplies. Il suffira alors de changer les informations sur le client ou le fournisseur, pour qu’ils soient recevables.

Quels sont les avantages d’un logiciel de facturation pour une entreprise ?

L’usage d’un logiciel de facturation peut apporter de nombreux bénéfices pour la vie d’entreprise. Découvrez quels sont les principaux avantages de cet outil :

Un gain de temps considérable

La réduction du temps de rédaction est l’un des principaux atouts d’un logiciel de facturation. Les tâches sont optimisées et les employés peuvent consacrer plus de temps à faire d’autres activités.

De plus, il est possible de créer des modèles de facture ou de devis prêts à l’emploi. Les changements sont effectués en fonction du destinataire. Une fois l’envoi effectué, les informations concernant le client ou le fournisseur seront stockées dans la base de données. Mais ce logiciel permet aussi de personnaliser les factures, avec les couleurs ou le logo de l’entreprise. Une option très utile, surtout pour ceux qui ont une charte graphique bien précise.

Il automatise également l’envoi pour les factures récurrentes qui sont à expédier chaque mois. Ce qui évite d’en créer de nouveau à chaque fois, mais aussi pour éviter de les oublier. Il ne sera plus nécessaire d’aller à la boîte aux lettres pour poster les factures en papier, ce qui représente aussi une économie considérable.

Une centralisation des données

Comme pour un logiciel CRM, celui pour la facturation permet de centraliser les données. Un point qui représente un avantage considérable, pour que tous les employés soient au même débit d’informations.

Tout est directement accessible depuis un tableau de bord. Ainsi, il sera plus facile de retracer une transaction faite avec les collaborateurs. L’historique des échanges sera sauvegardé pour éventuellement repérer une erreur. Par ailleurs, la facturation automatique évite la création de doublons.

Certains de ces logiciels sont également accessibles depuis un smartphone. S’ils utilisent le cloud en guise de serveur de sauvegarde, les données sont accessibles sur de nombreux supports. Ce qui permet d’avoir accès aux factures, même en déplacement professionnel.

Facilite la comptabilité d’une entreprise

Généralement, une entreprise fait aussi appel à un logiciel de comptabilité. Celui pour la facturation peut être incorporé dans ce dernier pour faciliter encore plus les manœuvres. De ce fait, suivre les factures est beaucoup plus simple.

Ainsi, il sera plus facile de faire des relances sur les impayés. Une fois l’échéance passée, si les factures n’ont pas encore été payées, une notification sera envoyée à l’entreprise. Ce qui permet entre autres de suivre l’évolution d’une affaire ou d’un contrat.

Sur certains logiciels plus perfectionnés, l’entreprise sera notifiée lorsque le client ouvrira le document. Un lien pour la facturation pourra même être glissé dans l’e-mail. Il sera donc possible de vérifier si le montant a été correctement payé.

En plus, ce type de logiciel de devis est aussi indispensable pour vérifier le chiffre d’affaires, les encaissements, l’évolution, etc. Bref, il permet de bien maîtriser la gestion commerciale et de mesurer les forces de vente.

Réduit le taux d’erreur

Faire des erreurs sur une facture est très vite préjudiciable à une entreprise. Les informations erronées arrivent surtout lorsque la facture est rédigée à la main. Les logiciels informatiques, comme le logiciel ERP, limitent les erreurs provoquées par une intervention humaine, au niveau des calculs par exemple.

À la moindre erreur sur le montant ou sur les mentions légales, une facture devient caduque. En plus, cela peut aussi entraîner des déficits sur le chiffre d’affaires. Par exemple, ce type de logiciel indique automatiquement le taux de TVA applicable, les HT et TTC en fonction du destinataire.

Par ailleurs, un logiciel de facturation permet aussi d’attribuer des numéros de suivi. Ce qui permet d’avoir un ordre chronologique, afin de connaître les priorités. Mais cela évite aussi les doublons pour avoir des données uniques.

Le logiciel de facturation : une solution adaptée à toutes les structures

De la même manière qu’un logiciel ERP ou un logiciel CRM, ce type de logiciel numérique s’adapte à n’importe quelle structure. En effet, peu importe la taille et le statut d’une entreprise, la facturation est une étape obligatoire.

Ainsi, pour un auto-entrepreneur, une profession libérale, un commerçant ou un artisan, il existe un logiciel de facturation qui y correspond. Par exemple, pour une TPE, l’automatisation de cette activité administrative permet de mieux se concentrer à l’activité en lui-même. Il facilite également la vie d’une PME, pour regarder les statistiques et faire un suivi de la relation clients.

Toutefois, il faut savoir qu’un logiciel de devis n’est pas toujours gratuit. Pour une utilisation complète et sécurisée, il ne faut pas hésiter à investir une certaine somme. Il existe également des logiciels certifiés pour que toutes les factures soient légales. En plus, ces versions s’adaptent facilement aux nouvelles réglementations en vigueur.