Découvrez les questions à se poser avant de se lancer dans le télétravail

Les gouvernements et les entreprises du monde entier exhortent les personnes présentant des symptômes suspects liés au covid 19 et à s’isoler et à tout le monde de recourir à la distanciation sociale. Le travail à distance est devenu notre nouvelle réalité. Comment les dirigeants d’entreprise, les gestionnaires et les employés peuvent-ils effectuer une transition aussi spectaculaire

Cet article fournit des conseils sur la façon d’être productif à domicile, de mener des réunions virtuelles et d’aider votre équipe à traverser cette crise.

1.      Que doivent faire les personnes qui ne sont pas habituées au travail à distance pour s’y préparer psychologiquement ?

Créer des rituels et discipliner le temps de travail. Trouvez votre rythme. Prenez une douche, habillez-vous (même si vous ne portez pas ce que vous portez habituellement au travail), puis commencez vos activités prévues pour la journée. Si vous avez l’habitude de faire de l’exercice, assurez-vous de réserver du temps pendant la journée. Si vous êtes extraverti et avez l’habitude de beaucoup communiquer et de collaborer activement avec vos collègues, trouvez une opportunité de le faire à distance. Demandez-vous : « Que puis-je faire pour ne pas me sentir seul ou isolé, pour rester en bonne santé, productif et joyeux ? » Donnez-vous ce dont vous avez besoin pour le faire.

N’oubliez pas que travailler à domicile peut être amusant. Allumez votre musique préférée, réfléchissez, profitez de l’occasion pour disposer librement du temps. Vous aimerez peut-être tout cela. Et les gestionnaires doivent vérifier comment les gens vont. Vérifiez non seulement s’ils sont prêts pour le travail, mais aussi s’ils passent leurs journées en coworking et communiquent avec les autres.

2.      Comment ces contrôles sont-ils effectués ? En groupes ? En réunion personnelle ? Par téléphone ? Par lien vidéo ?

Tout d’abord, vous devez avoir une conversation de groupe sur le nouvel état des choses. Dites : « Bonjour, le monde est différent. Nous ne savons pas combien de temps cela durera. Mais je veux m’assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin.  » L’équipe doit ensuite travailler ensemble (travail d’équipe) pour travailler à distance pour que la transition se fasse rapidement. Décidez à quelle fréquence vous entrerez en contact et ce que vous utiliserez pour cela des appels vidéo, appels téléphoniques, messageries instantanées pour travailler en collaboration. Si vous n’utilisez aucune des plateformes sociales, vous devriez peut-être commencer. Comment rendre la collaboration aussi pratique que possible ? Vous devez aider les gens à comprendre comment travailler à domicile et leur donner l’assurance qu’ils peuvent le faire.

Une fois que vous avez accompli toutes ces tâches, organisez une réunion en ligne avec votre groupe au moins une fois par semaine (brainstorming). Dans un environnement de travail distant, vous ne devez pas interagir avec vos subordonnés moins souvent qu’au bureau. Si vous êtes habitué aux réunions, continuez à les organiser. En fait, vous devrez peut-être contacter toute l’équipe et les membres de l’équipe encore plus souvent qu’auparavant. Les débutants, les participants à des projets critiques ou les personnes qui ont besoin de vous contacter plus souvent devront en outre entrer en contact individuellement. Rappelez-vous également que diverses choses agréables comme la communication informelle, les pauses café et les déjeuners sont également disponibles virtuellement. Tout cela aidera à maintenir le lien qui était entre vous au bureau. De nombreuses études confirment que les équipes virtuelles peuvent être à la hauteur de celles qui travaillent dans le même bâtiment en termes de confiance et d’entraide. Il a juste besoin de discipline.

3.      Que peuvent faire les employeurs pour aider les employés à rester concentrés, engagés et satisfaits ?

En raison de la transition vers le travail à distance, les gens se sont retrouvés sans conversations spontanées avec des collègues à la glacière ou autour d’une tasse de cappuccino. En fait, il s’agit d’une partie importante de la journée de travail, affectant directement les performances des employés. Comment créer la possibilité de telles conversations en réalité virtuelle ? Pour certains groupes ou individus, une messagerie texte constante suffira. D’autres auront besoin d’appels téléphoniques ou de visioconférence. Quelqu’un voudra utiliser WhatsApp, WeChat ou Viber. Le leader doit encourager ces types d’interactions pour le bien de la santé psychologique des subordonnés.  Les gens ne traiteront pas tout cela de manière naturelle. Vous devrez les former a :

• Optimiser la synergie pour collaborer sur des projets freelances
• Collaborer autour d’espaces intelligents
• Projet collaboratif qui va favoriser le travail digital
• Le bien-être au travail est l’une des bases d’une collaboration interprofessionnelle
• Un portail collaboratif pour un espace de coworking afin de diminuer la charge de travail
• Partage de document via une plateforme de collaboration (cloud , SaaS)
• Collaboration interne et brainstorming pour la flexibilité et l’organisation du travail
• Solution de collaboration hiérarchique

Autre astuce : n’oubliez pas l’activité physique. Ils sont essentiels au bien-être mental, a la santé et la sécurité.

4.      Quels sont les trois principaux défis que les dirigeants doivent relever pour créer une culture de télétravail décente ?

Amazon a plus de 10 000 livres en anglais sur la réalité virtuelle et comment diriger à distance. C’est difficile et les dirigeants doivent travailler dur pour réussir. Surtout, assurez-vous que les membres de votre équipe ont l’impression de savoir ce qui se passe. Vous devez leur expliquer comment les choses se passent au niveau de l’organisation, car quand ils sont à la maison, ils ont l’impression d’être exagérés. Ils s’intéressent à ce qui se passe dans l’entreprise, avec les clients, avec l’atteinte d’objectifs communs. Il est très important d’informer les employés sur tout cela. Alors rédigez des e-mails plus souvent, partagez des informations plus souvent.

Pendant cette période, les gens deviendront également nerveux quant à la situation financière de l’entreprise et à leur bien-être personnel. Vous devrez vous assurer qu’ils sentent qu’ils iront bien. Une dernière chose : vous ne devriez pas laisser quelqu’un dans l’équipe sentir que vous êtes plus disponible pour les autres que pour eux. Lorsque les gens sont chez eux, leur imagination peut devenir folle. Soyez donc également accessible à tous. Enfin, lorsque vous avez des réunions de groupe, efforcez-vous d’inclure tout le monde et de répartir uniformément le temps d’antenne afin que chacun se sente vu et entendu.

5.      Comment ces changements affecteront ils la productivité ?

La productivité ne devrait pas du tout baisser. Il peut être maintenu et même augmenté, car personne ne doit se déplacer pour aller et revenir du travail et les employés à domicile n’ont rien qui les distrait au bureau. Bien sûr, leurs conjoints ou enfants peuvent être avec eux à la maison, et les problèmes qui y sont associés doivent être résolus d’une manière ou d’une autre. Un autre défi est que vous devez résoudre rapidement des problèmes sans pouvoir rencontrer la personne en personne. Cela peut entraîner des retards. Mais je ne vois aucune autre raison à la baisse de productivité.

6.      Comment mesurons-nous la productivité des employés et leur commentons-nous la manière dont ils ont géré le travail à distance ?

Vous devrez faire confiance à vos employés. « La meilleure façon de savoir si vous pouvez faire confiance à une personne est de lui faire confiance. » Vous ne voyez pas ce que font les gens. Mais fournissez-leur tout ce dont ils ont besoin, donnez-leur des tâches, vérifiez comment ils font, comme d’habitude, et espérez qu’ils donnent exactement les résultats que vous souhaitez. Vous ne pouvez pas observer le processus, vos commentaires seront donc basés sur le résultat. Mais ce n’est pas une raison de croire que dans ce nouvel environnement, les gens ne feront pas le travail que vous leur confiez. Le travail à distance est pratiqué depuis très longtemps. Et aujourd’hui, nous disposons de toutes les technologies nécessaires non seulement pour le travail, mais aussi pour la coopération. Nous avons des outils de gestion adaptés à une utilisation par toute l’entreprise.