Règles pour créer et constituer un fichier de prospects

Où trouver les informations pour constituer votre fichier prospect ?

La collecte des données de vos prospects doit être réalisée à travers divers canaux. Il se fait aussi bien à travers des canaux internes à l’entreprise que des canaux externes.

Le site web

Vous devez utiliser le site web de votre entreprise pour collecter les coordonnées et identifier les besoins des visiteurs. Les internautes ont des besoins différents et chacun s’intéresse aux articles qui traitent des sujets relatifs à ses besoins. Pour déterminer les besoins de chaque visiteur, il vous suffit de repérer les articles auxquels ce dernier accorde plus d’intérêt. Il aura à passer plus de temps sur ces articles. En vous basant sur ces résultats, vous pouvez offrir à vos prospects des services qui sont en lien avec leur besoin. Il s’agit pour la plupart des documents électroniques en échange de certaines données, dont le nom et l’adresse e-mail du prospect.

Une fois que vous détenez son adresse électronique, vous pouvez de temps en temps lui envoyer des informations attractives pouvant l’inciter à passer à l’action. Après un achat, vous pouvez demander à vos prospects de laisser un avis en commentaire au niveau de l’espace réservé aux clients. Vous devez affiner vos techniques pour convaincre les autres visiteurs à s’inscrire à votre boîte aux lettres pour bénéficier aussi de vos services.

Les réseaux sociaux

Vous pouvez également passer par votre compte Facebook, Linkedin, YouTube, Twitter, Google + ou Viadeo pour collecter des données. Cela est aussi possible via les contenus que vous publiez sur ces réseaux. Les internautes laissent souvent un commentaire en bas des publications qui leur touchent. À travers un filtrage, vous pouvez identifier ceux qui portent un intérêt à vos activités. Vous pouvez trouver certaines données en consultant leur profil.

Les sources externes

Vous pouvez également obtenir des informations pertinentes pour constituer votre fiche prospect en consultant les anciens annuaires d’une structure institutionnelle ou les registres de zone qui regroupe les entreprises du même secteur. Vous pouvez aussi profiter des conférences et des événements organisés pour recueillir certains contacts ou passer par les réseaux professionnels comme le BNI (Business Network International) ou le CJD (Centre des Jeunes Dirigeants d’entreprise) pour récolter des données.

L’achat et la location de fichiers de prospects

Vous avez également la possibilité de louer ou d’acheter des bases de données prospects afin de pouvoir constituer la vôtre. Ces fichiers vous permettent d’approfondir vos recherches. Les bases de données prospects en ligne sont des outils efficaces qui vous permettent de booster votre service commercial. Par exemple, grâce à ces outils, vous pouvez obtenir des adresses postales des prospects situés dans votre zone géographique. Ils vous permettent d’analyser le marché et de revoir vos cibles. En tenant compte des chiffres d’affaires des entrepreneurs sur Internet, vous pouvez profiter pour cibler une tranche d’âge donné ou réorienter vos activités. Pour recueillir certaines informations, vous devez obtenir au préalable le consentement de l’intéressé. L’achat ou la location de fichier vous épargne de cette étape.

Quels sont les outils utilisés pour constituer et assurer la gestion de votre fichier prospect ?

La constitution de votre base de données de prospects peut se faire grâce à plusieurs outils. Le choix dépend généralement de vos objectifs.

Le CRM : pour une gestion efficace du fichier prospect

Vous pouvez utiliser cet outil gratuitement selon vos besoins. Le CRM peut être lié à vos boîtes e-mail et au formulaire contact de votre site. Il intègre un outil emailing. Vous pouvez facilement centraliser tous les contacts et suivre vos comptes dédiés aux clients. Vous avez la possibilité de créer divers profils d’utilisateurs (administrateurs, marketing, gestionnaires de tickets ou vente). Il présente plusieurs avantages :

• Démarchage bien organiser.
• Mis à jour régulier des informations.
• Un gain de temps.
• Optimisation de la productivité.
• L’interconnexion de tous les collaborateurs et bien d’autres.

Il faut noter qu’il existe plusieurs solutions de CRM. Chaque solution présente aussi ses spécificités.

Le Web tracking B2B

Cet outil vous permet de :

• Repérer les visiteurs de votre site web et d’obtenir des coordonnées à travers des sources externes.
• Catégoriser vos prospects après analyse de leurs comportements.
• Proposer des contenus adaptés aux prospects réticents à travers une compagne de prospection.

Il est plus adapté aux petites et moyennes entreprises (PME).

Les CCI : pour cibler les entreprises françaises

Les CCI (Chambres de Commerce et d’Industrie) fournissent un annuaire des entreprises françaises. Les fichiers fournis sont de types B to B. Les données contenues dans ces fichiers sont régulièrement actualisées.

Le logiciel GRC

Pratique et facile à utiliser, le logiciel de gestion de la relation client (GRC), vous permet de gérer les contacts des clients ainsi que les opportunités. Vous pouvez également l’utiliser pour créer des landings et des formulaires de contact conformément aux normes en vigueur. Le logiciel GRC vous permet également de créer des devis avec possibilité de les transformer en facture.

Comment constituer une fiche prospect ou un fichier prospect B to B pertinent ?

Pour l’efficacité de votre base de données prospects, vous devez :

• Mettre à jour vos données prospects.
• Éviter d’inclure des données erronées.
• Rendre accessible la fiche prospect ou le fichier prospect à tous vos collaborateurs.
• Recourir aux sources légales et fiables.
• Définir et respecter des critères pertinents.
• Accorder à vos collaborateurs la possibilité d’ajuster le fichier en apportant des modifications.
• Respecter les normes du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
• Catégoriser les prospects (prospect qualifié ou chaud et prospect non qualifié).

Afin que votre fichier prospect B to B respect les règles du RGPD, vous avez l’obligation d’informer votre prospect après avoir obtenu son adresse électronique. Vous devez également lui notifier les finalités pour lesquelles ses données ont été recueillies. Ce dernier doit également avoir l’autorisation de supprimer sa fiche prospect à tout moment.

Quels sont les avantages qu’offre un fichier prospect pertinent ?

Un bon fichier prospect vous permet d’identifier vos potentiels clients. Il vous permet aussi d’avoir une idée de la rentabilité de vos activités et d’estimer votre chiffre d’affaires. La fiche prospect vous permet de définir votre stratégie commerciale en tenant compte du comportement de votre prospect. Elle détermine vos forces de vente.

Le fichier prospect n’est donc pas qu’un simple carnet d’adresses commercial, c’est un véritable outil qui mérite d’être envisagé avec le plus grand soin pour vous permettre d’identifier facilement les opportunités et dysfonctionnement liés à vos stratégies de prospection, de fidélisation et de cross-selling.