Ce que la signature électronique peut apporter à votre business

Définition de la signature électronique

La signature électronique est un outil qui permet d’assurer l’intégralité d’un document numérique afin de se garantir que ce dernier n’a pas été transformé entre le moment de la signature et le moment de sa lecture. En d’autres termes, la solution de signature électronique est à un document en ligne ce qu’est la signature dite classique à un document au format papier. Les deux types de signatures ont le même statut légal, mais la preuve numérique est constituée différemment : elle correspond à un ensemble de caractères cryptographiés. Une technique qui se caractérise par un complément d’information marqué sur le document en question. Ainsi, la preuve numérique est identifiée par une certification transmise par une autorité accréditée.

Bénéfices de la signature électronique

Rejeter de s’insérer dans le mouvement de la modernité et du progrès des nouvelles technologies est un choix qui peut s’avérer funeste pour certaines entreprises, notamment pour faire face à une concurrence de plus en plus accrue. D’où la pertinence de présenter l’ensemble des bénéfices de la signature électronique.

Une sécurité accrue

Ils sont nombreux à penser que la signature dite classique regorge davantage de sécurité que son homologue numérique. Mais, en fait, c’est tout l’opposé. La solution de signature électronique assure complètement la sécurité d’un échange avec notamment son outil cryptographique en raison qu’elle bénéficie d’un marquage unique numérique. Autrement dit, il est déjà directement inséré dans le document à signer en question, ce qui permet de repérer la moindre tentative de modification douteuse de la part du destinataire. Il est une sorte de sceau inaliénable protégeant chaque signature apposée sur le document. Il est également une marque estampillée et horodatée marquant le document de sa certification, la signature électronique témoigne donc d’une réelle valeur d’un point de vue juridique.

Une plus grande rapidité

L’une des causes qui ralentissent la progression de l’activité dans une entreprise est la mobilité des échanges. Prenons par exemple le procès-verbal, il faut reconnaître qu’il est un document qui est somme toute compliqué à faire signer par tous les salariés dans une société. D’autant plus difficile quand la taille de l’entreprise est immense, et qu’elle est répartie sur plusieurs étages d’un immeuble. La signature électronique est un moyen pratique pour ce genre de cas. Au moyen de cet outil, nul n’est contraint de faire le tour de tous les services pour avoir la signature de chacun. Il suffit d’envoyer le dossier par l’intermédiaire d’un logiciel CRM généralement, et tout le monde peut ainsi signer en ligne. Ce type de signature n’est pas sans apporter davantage de souplesse quand on veut signer un document rapidement. Sans compter que le logiciel de signature électronique est en mesure de notifier des rappels aux personnes concernées afin de ne pas l’oublier.

Un bénéfice de temps

Quand le comptable ne valide pas une décision avant d’avoir l’accord de son supérieur hiérarchique ou que la secrétaire de direction n’est pas obligée de se déplacer de salle de réunion en salle de réunion, la qualité du travail s’en ressent. En effet, tout ce temps gagné peut être investi dans d’autres travaux au sein de l’entreprise. Et une société qui veut être compétitive se doit d’avoir un rendement qualitatif mettant tout en place pour faire gagner du temps à ses salariés. La preuve numérique permet donc d’envoyer ses contrats par le biais d’un logiciel CRM afin de ne pas perdre de temps dans l’impression et les envois des documents. La dématérialisation est une nouvelle organisation de travail améliorant la relation entre les différents acteurs de l’entreprise.

Des coûts réduits

Grâce au recours d’un logiciel de signature électronique, les frais relatifs à l’impression, l’archivage et l’envoi des documents sont particulièrement réduits. En effet, la signature dite classique imposait l’achat de fournitures (encre, ramette de papier, stylo, etc.). Ce n’est désormais plus le cas avec des outils de force de vente, mais également avec un logiciel améliorant la circulation des documents au sein de la société. Tous ces coûts inhérents aux fournitures ne sont ainsi limités qu’à leurs usages efficients, et l’on est en mesure de réaliser des économies sur les budgets annuels de la société. Autrement dit, l’argent économisé par la réduction des coûts, engendré par la solution de signature électronique peut être engagé à d’autres finalités utiles.

Le choix de la signature électronique

Tout le monde est unanime pour dire que la signature dite classique est ce qui permet de certifier un document au format papier. Mais avec l’avènement du tout digital, tout ou pratiquement toutes les activités professionnelles s’effectuent en ligne maintenant, à l’exemple d’une banque en ligne, de la vente en ligne, de la consommation en ligne, etc. Le web est ainsi advenu comme le lieu de toutes les transactions, des opérations interentreprises pouvant se réaliser entre deux acteurs complètement éloignés – géographiquement parlant. Par voie de conséquence, les documents sont de plus en plus finalisés par le biais de la preuve numérique. Mais une signature devrait être adjointe sur les documents en question pour approuver son identité et son accord. Elle devrait donc permettre de les certifier. La signature électronique règle sans ambages une problématique de manière efficace.

Au moyen de cette nouvelle avancée technologique, l’on peut désormais expédier un contrat, une facture, un devis, etc. par le biais de l’Internet ou d’un CRM, et ce, en totale sécurité sans être forcé d’envoyer des documents scannés ou imprimés. Ces outils de force de vente préviennent contre de possibles falsifications. Cependant, la question qui demeure est la suivante : comment cela est-il donc possible ?

En fait, l’identification numérique basée sur la certification est délivrée par un logiciel de signature électronique autorisé. Par ailleurs, la signature numérique, de même que le document sont cryptographiés ensemble et reliés par une empreinte infalsifiable. Mais pour chaque document signé, il faut savoir que la certification numérique est protégée par un code PIN validant l’identification. Cela témoigne de l’identité du signataire. Ainsi, l’on peut signer toutes les sortes de fichiers existants de manière numérique, qu’il soit un document au format XML, WORD, JPG ou encore au format PDF. En définitive, le choix de la signature électronique s’impose étant donné qu’il offre la meilleure des sécurités pour assurer la pérennité d’un échange professionnel, mais également la qualité d’un échange entre deux partenaires commerciaux, même éloignés géographiquement.