Guide complet pour choisir votre logiciel de force de vente !
L’entreprise est une organisation qui regroupe un ensemble de fonctions interdépendantes entre lesquelles il est nécessaire d'établir des solutions de communication, de suivi et de coordination. Les services commerciaux que l'on qualifie généralement de force de vente, que les collaborateurs soient sédentaires ou itinérants, constituent un acteur majeur de toute entreprise commerciale.
La force de vente d'une société assure deux principales fonctions qui sont d’enrichir le portefeuille client de l’entreprise et d’accroître le chiffre d’affaires engendré par chaque client. De ce fait, il est impératif d’équiper les commerciaux d’outils adéquats et performants tels que les logiciels communément appelés CRM, GRC ou encore ERP. Ces deux dernières décennies, les nombreux progrès de l’informatique ont permis de développer des logiciels afin d’optimiser la gestion commerciale.
Qu’est-ce qu’un logiciel force de vente ?
Un logiciel force de vente désigne une solution informatique qui sert à optimiser l’automatisation, la rationalisation et l’amélioration du processus de vente d’une entreprise, quel que soient les services et collaborateurs concernés. L’automatisation des différentes étapes commerciales nécessaire à l'activité de vente, permet de réaliser avec une meilleure efficacité une grande variété de tâches administratives, de bien gérer les données commerciales, etc. Ainsi, l’acquisition et l’implémentation d’un logiciel force de vente dans une entreprise sont d’une aide précieuse afin de tirer le meilleur parti des ressources commerciales pour doper les ventes et fidéliser les clients. Néanmoins, cet outil doit plaire à l’équipe marketing et commerciale. Il est important de ne pas le choisir au hasard ou de prendre la solution la moins chère.
Dans l’idéal, le logiciel force de vente fait partie de la solution logicielle crm adoptée par l’entreprise. Anglicisme qui signifie customer relationship management, le crm se réfère à la gestion de la relation client. Ce concept recommande de placer le client, au lieu de la finance, au centre même du système d’informations de l’organisation. De même, il implique la centralisation des informations sur tous les clients et leurs interactions avec l’entreprise. La mise en commun des données sur chaque client est une obligation pour mieux comprendre ses besoins et attentes. De ce fait, il est plus facile d’apporter la réponse appropriée afin de lui donner entière satisfaction et le fidéliser sur le long terme.
Que l’entreprise traite avec d’autres professionnels ou le grand public, la croissance et la pérennité de son activité par une relation saine avec l’ensemble de sa clientèle. Dans cette perspective, le crm ne concerne pas seulement le service commercial. Il couvre trois principales notions : la stratégie, le processus et la technologie. Il s’intéresse à la philosophie de l’organisation en termes de gestion des relations avec les prospects et les clients. De même, il porte sur le système choisi pour les optimiser. Enfin, il permet leur analyse et leur suivi, ainsi que l’enregistrement des interactions. Ce qui offre à ses utilisateurs, équipes marketing et commerciales confondues, une connaissance client à 360 °.
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Comment définir un bon logiciel force de vente ?
Comme pour l’acquisition de n’importe quel matériel dans une entreprise, l’achat d’un logiciel force de vente ou d’un logiciel crm avec un module dédié doit répondre à des besoins précis. Pour rappel, il existe deux types de force de vente : les vendeurs sédentaires et les commerciaux itinérants. Il est clair que leurs besoins ne sont pas identiques. Pour une entreprise qui dispose d’une équipe de force de vente nomade, il est évident que le choix doit se porter sur un outil qui peut être installé sur un terminal mobile (smartphone ou tablette) et si possible, utilisable sans connexion internet. Ce qui évite d’éventuels problèmes de restriction de mobilité et de zone blanche lors des déplacements.
Un bon logiciel force de vente doit aussi être facile à utiliser et offrir un excellent confort d’utilisation pour tous les services utilisateurs. Or, bon nombre des solutions proposées actuellement ne sont que des outils lourds et complexes en termes d’installation et de prise en main. En conséquence, l’équipe commerciale, comme l’équipe marketing, délaisse le logiciel ou n’exploite uniquement que certaines de ses fonctionnalités. Avant d’arrêter son choix, il faut prendre en considération l’ergonomie et les contraintes d’utilisation. La solution logicielle doit être facile à comprendre et manipuler pour que son fonctionnement et ses diverses options puissent être maîtrisés en un minimum de temps.
De plus, un bon logiciel force de vente doit plaire à ses utilisateurs : vendeurs et commerciaux, ainsi que les autres services de l’entreprise. Pour ce faire, il est nécessaire qu’il soit efficace et agréable. Ce sont les deux conditions à remplir pour inciter les collaborateurs à s’en servir et exploiter pleinement les fonctionnalités disponibles. Un outil qui plaît est utilisé de façon naturelle et récurrente. Et pour que son succès et le retour en investissement soient garantis, il est indispensable que le programme comporte toutes les fonctionnalités essentielles et utiles. Ce dernier point est crucial afin d’optimiser la collaboration entre l’équipe commerciale, mais également des différents services de l’entreprise.
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Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel force de vente ?
Plusieurs études ont démontré que les équipes commerciales d’une entreprise passent deux tiers de leur temps consacré aux ventes à effectuer des tâches non génératrices de revenus. Pour remédier à ce problème, un logiciel force de vente doit comporter quelques fonctionnalités essentielles.
Automatisation du processus de vente
L’automatisation de certaines parties du processus de vente permet à l’entreprise de le faire avancer sans avoir à effectuer quoi que ce soit. Pour exemple, il est possible de paramétrer le logiciel force de vente pour envoyer un courriel de relance si le prospect ou le client n’a pas ouvert le premier courriel 2 jours après son envoi. Puis, il est possible de joindre à celui-ci un formulaire en ligne. S’il le remplit, ce formulaire est ajouté automatiquement à la solution crm. De ce fait, il est affecté à un commercial qui va prendre contact avec le prospect ou le client. Grâce à l’automatisation, les différentes étapes de la vente peuvent ensuite être planifiées avec les actions à mettre en œuvre.
Gestion du pipeline de vente
La mise en place d’un pipeline de vente offre à l’équipe commerciale de l’entreprise la possibilité de connaître en temps réel le fait qu’un prospect ou qu'un client soit passé à l’étape suivante. Ce qui contribue grandement à simplifier le processus de vente. Ainsi, chacun des membres sait les différentes étapes restantes dès lors qu’une étape a été complétée. Avec un pipeline de vente dynamique, les responsables à tous les niveaux n’ont plus besoin de produire manuellement des rapports et d’établir leur planning. En effet, quand un client se déplace dans le pipeline, le logiciel force de vente met à jour automatiquement les indicateurs comme le chiffre d’affaires projeté et le taux de clôture des opportunités.
Affectation automatique de prospect et de client
Le logiciel ou le module du crm dédié à la force de vente devrait également permettre l’affectation automatique de chaque prospect et client au bon commercial. Cette fonctionnalité est simple, mais efficace et utile en définissant au préalable certains paramètres le concernant comme son secteur d’activité, son volume de commande, sa localisation géographique ou encore la charge de travail de chaque représentant de l’entreprise. D’une part, cela rationalise l’affectation. D’autre part, cela est nécessaire pour équilibrer la charge de travail de chaque membre de l’équipe commerciale.
Intégration de la gestion des devis, des commandes, des stocks, des livraisons et de la facturation
Le logiciel force de vente permet en plus à l’équipe commerciale d’éditer rapidement des devis, et ce, de manière uniforme. Dès qu’un devis est validé, il se transforme en bon de commande. Ce qui est un atout pour les inventaires et la rationalisation des stocks, surtout si l’entreprise exploite plus d’un site. Par la même occasion, cela simplifie la programmation des livraisons et réduit au minimum les délais de livraison. Enfin, les factures sont générées automatiquement à partir des données du crm pour éviter les erreurs de montant. Cela optimise aussi la gestion comptable.
Suivi des activités et alertes
Comme les autres services de l’entreprise, l’équipe des ventes se voit assigner des objectifs de vente à atteindre. Pour des soucis de productivité et d’efficacité, les commerciaux doivent donc se tenir au courant de ce qui se passe avec chaque prospect et client. Ce qui leur permet de prendre les bonnes mesures pour l’augmentation du volume de leurs ventes et du chiffre d’affaires de l’entreprise. Plus précisément, le logiciel force de vente permet au représentant de savoir à quelle étape se trouve un client et quelle est la prochaine étape à mettre en œuvre pour faire la meilleure proposition possible au bon moment.
Planification et prise de rendez-vous
Un bon logiciel force de vente doit en plus comporter des outils de planification afin de permettre à l’équipe des ventes de programmer rapidement les réunions avec les contacts. Cette fonctionnalité étant reliée au planning du commercial, il n’a qu’à envoyer un lien vers la solution crm pour indiquer le créneau horaire qui convient au destinataire. De ce fait, l’entreprise lui témoigne de l’intérêt et lui accorde de l’importance. Par ailleurs, cela évite qu’un créneau horaire soit réservé plusieurs fois.
Gestion de relation client et analyse simplifiée
Comme le logiciel force de vente devrait être un module de la solution crm, il contribue à améliorer la gestion de la relation avec la clientèle. Grâce à une meilleure gestion du processus de vente, l’entreprise et son équipe de commerciaux se placent au plus proche des prospects et clients. Il est donc possible de collecter, de traiter et d’analyser toutes les informations les concernant. De même, les dirigeants peuvent procéder à une analyse des coûts et de leur évolution, ainsi que de la productivité.
Reporting
Un logiciel force de vente efficace doit également comprendre une fonctionnalité de reporting pour produire automatiquement des rapports à jour. Ils sont basés sur toutes les données enregistrées à chaque étape du processus de vente. Ces rapports permettent aux responsables de l’entreprise de procéder à une évaluation des performances de chaque membre de l’équipe commerciale et de faire des prévisions sur les ventes et le chiffre d’affaires.
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Quels sont les avantages et les inconvénients d’un logiciel force de vente ?
Le logiciel force de vente est un système informatique qui simplifie et optimise la gestion de tous les processus métiers de la gestion des ventes. Contrairement à une gestion sur Excel, il évite les erreurs de saisie et de manipulation tout en apportant des solutions concrètes et efficaces aux utilisateurs. Un autre avantage est le suivi personnalisé des différents contacts. Comme toutes les informations sont centralisées, les commerciaux enrichissent la base de données pour cerner au mieux le profil de chaque client.
Par ailleurs, la solution crm dédiée à la force permet d’améliorer la réactivité avec les prospects et les clients. Comme chaque interaction étant enregistrée, l’équipe marketing profite même de la gestion optimisée des opportunités et est en mesure d’ajuster ses campagnes pour une efficacité maximale. Elle permet en prime un gain de temps non négligeable sur les actions suivantes :
- La prospection et la génération de leads.
- L'édition des documents commerciaux.
- La maîtrise des stocks.
- La facilitation de la comptabilité, etc.
Il offre à l’entreprise l’opportunité de gérer en temps réel son activité commerciale au sein d’une interface unique et de se concentrer sur l’essentiel.
Pour autant, un logiciel force de vente ne présente pas que des avantages pour l'entreprise qui y a recours. Il comporte aussi quelques inconvénients comme son coût élevé, tant pour l’acquisition et l’implémentation. Certaines des solutions disponibles nécessitent notamment des configurations matérielles pour être pleinement fonctionnelles. De même, beaucoup sont complexes à utiliser. Au final, l’entreprise investit une importante somme d’argent sur un logiciel inapproprié pour une rentabilité quasiment nulle. Les commerciaux ne l’utilisent presque pas au quotidien.
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