==> Tout ce qu’un logiciel de devis apporte à votre entreprise !
L’établissement et la diffusion des devis sont une étape cruciale pour toute entreprise commercialisant des biens ou des services, il est donc essentiel de pouvoir éditer facilement et de manière conforme des devis pour tout acteur de l’économie. Le devis est la première étape de la contractualisation d’une société avec ses clients, ce document est engageant et doit à la fois comporter l’ensemble des informations relatives à la commercialisation d’un bien ou de prestations, mais il doit également pouvoir être traçable afin d’assurer une efficacité sans faille aux services commerciaux qui représentent la force de vente de toutes les entreprises.
Heureusement, l’accélération des évolutions technologiques vient désormais en soutien des équipes de ventes pour leur proposer, sous la forme de logiciels plus ou moins évolués, des solutions informatiques permettant la standardisation, l’automatisation et la diffusion de devis normés limitant ainsi toute marge d’erreur et permettant un suivi précis jusqu’aux étapes de vente et de fidélisation des clients.
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Les logiciels de devis, leviers de rentabilité pour les entreprises
L’utilisation d’un logiciel de devis et de facturation est indispensable pour les entreprises, tant pour les PME que pour les entrepreneurs et artisans du bâtiment. Symbole d’innovation, de simplification, de standardisation, de centralisation et de fiabilité, le logiciel de devis et de facturation, ou CRM (système de gestion de la relation client), permet la gestion automatisée des activités commerciales, du devis aux commandes des clients, jusqu’à l’établissement des factures. Véritable levier de rentabilité, ils représentent un atout concurrentiel indispensable pour l’entrepreneur, pour assurer la pérennité de son entreprise. Pourquoi est-il indispensable d’optimiser sa chaîne de facturation avec un logiciel spécialisé ? Quels sont les avantages et les inconvénients de cet investissement ? Réponse ci-dessous en plus de quelques conseils pour optimiser sa facturation.
Pourquoi l’entrepreneur doit-il s’équiper d’un logiciel de devis ?
Les entrepreneurs du bâtiment doivent gérer de nombreux chantiers, ainsi que de nombreuses entreprises commerciales. Quelles qu’elles soient, ces entreprises ont affaire à de nombreux clients, et c’est d’eux que découle la performance de l’entreprise. Pour la gestion de cette clientèle, pilier de rentabilité, le logiciel de devis et de facturation est un tableau de bord indispensable pour l’entrepreneur, qui doit gérer en amont ses flux financiers et disposer d’une trésorerie suffisante pour assurer la pérennité de son entreprise.
Le logiciel de devis et de facturation est un outil informatisé permettant de gérer tous les devis, factures, ou encore les acomptes et les avoirs des clients. L’entreprise peut en parallèle s’équiper d’un logiciel de comptabilité pour la gestion des transactions financières, des achats de matière première à l’édition des factures, afin de standardiser tous les documents de type comptable. Ces logiciels de gestion apportent la rigueur indispensable et nécessaire à toute entreprise, et engendrent une meilleure performance globale. Voici les avantages et les inconvénients de faire l’acquisition d’un logiciel de devis.
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Les avantages du logiciel de devis
Comme évoqué précédemment, il y a de nombreux avantages pour l’entrepreneur à faire l’acquisition d’un logiciel de devis et de facturation, notamment dans le secteur du bâtiment qui requiert de nombreux documents de par la multiplication des dossiers. Outre le fait que les logiciels de devis sont de véritables outils de gestion pour la relation client, ils génèrent une meilleure rentabilité au niveau global, en assurant :
La sécurité et la fiabilité pour se plier aux exigences juridiques.
La traçabilité et la transparence vis-à-vis des clients.
La centralisation des données de l’entreprise, des fournisseurs et des clients.
La rapidité de réponse aux demandes des clients pour établir les devis et les factures.
Une meilleure satisfaction et une fidélisation de la clientèle.
Un gain de temps et de productivité sur le long terme pour le personnel.
Comme évoqué précédemment, il y a de nombreux avantages pour l’entrepreneur à faire l’acquisition d’un logiciel de devis et de facturation, notamment dans le secteur du bâtiment qui requiert de nombreux documents de par la multiplication des dossiers. Outre le fait que les logiciels de devis sont de véritables outils de gestion pour la relation client, ils génèrent une meilleure rentabilité au niveau global, en assurant :
L’optimisation des processus de travail
L’accélération des processus de paiement des factures
Une personnalisation de l’identité de l’entreprise et une meilleure image de marque
Une meilleure performance globale de l’entreprise.
Une compétitivité optimisée pour faire face à la concurrence.
Une vue générale sur les flux de trésorerie
Les fonctionnalités d’un logiciel de devis
Très utilisés par les professionnels du bâtiment, le logiciel de devis, de facturation et de CRM, est conçu pour les entrepreneurs afin d'optimiser la gestion de leur activité. Ce sont des outils de pilotage performants, pour la gestion automatisée des devis, des factures et de toutes les transactions relatives à la relation avec les clients, jusqu’aux relances des paiements. Ces logiciels permettent notamment d’assurer le suivi des ventes et des achats, mais aussi de prévoir et de gérer la trésorerie pour la gestion du business. Leurs fonctions essentielles sont d'assurer, entre autres :
La conformité des documents
Cette conformité est obligatoire à l’entreprise, quel que soit le secteur d’activité. Les documents officiels doivent être en conformité avec les mentions légales exigées par la loi. Ces mentions sont tenues de figurer sur tous les documents qui transitent entre l’entreprise et le client (devis, facture, avoir, etc.). Les logiciels de devis, une fois paramétrés avec ces informations, génèrent des documents normalisés.
Une mise en page claire et soignée
Les logiciels de devis et de facturation offrent une mise en page soignée et personnalisée des documents (devis, factures et autres documents officiels), qui répond à l’image de l’entreprise. Cette image est considérée par les clients comme preuve de professionnalisme.
Une vision clarifiée sur le chiffre d’affaires
Ces logiciels spécialisés assurent le calcul automatique des prix, des marges et du chiffre d’affaires réel et des années précédentes, avec une vision synoptique globale sur le bénéfice.
Une gestion optimisée des documents
Les logiciels de devis, de facturation et de gestion commerciale contiennent toute la base de données de l’entreprise, celles des fournisseurs et leurs produits, et des clients et leurs paiements. Ainsi, le devis, lorsqu’il est validé, se transforme automatiquement en bon de commande, puis en facture, sans avoir à rééditer un nouveau document. Les fiches fournisseurs créées regroupent également toutes les informations se référant aux bons de commande et aux factures.
Une gestion optimisée des stocks
En utilisant un logiciel spécialisé, la gestion des inventaires et des stocks est simplifiée. En effet, le logiciel calcule automatiquement le flux des produits en fonction des livraisons et des fournisseurs, et des flux de sortie avec les factures et les livraisons des clients. Cette automatisation permet d’anticiper les commandes en amont, et d’optimiser la gestion des stocks.
Une meilleure gestion commerciale
Avec l’automatisation des données des stocks et des ventes, tous les documents qui suivent tels les factures d’achat, devis, bons de commande, et factures de vente, sont issus des données enregistrées dans la base de données du logiciel. Après l’émission des devis et factures, des logiciels commerciaux spécifiques comme les CRM assurent l’automatisation de la relation commerciale avec les clients. Ils ont pour objet d’anticiper et d’optimiser le paiement des factures, de relancer automatiquement les devis non aboutis des clients, et de procéder au recouvrement des créances. Le suivi des règlements et les relances clients sont également facilités. La gestion comptable est elle aussi optimisée grâce aux données stockées dans ces logiciels. Pour la comptabilité, il est possible de faire l’acquisition de logiciels spécifiques qui assurent le traitement automatisé de toutes les écritures comptables.
La centralisation des données
La centralisation des données est une fonctionnalité intéressante qu’offrent les logiciels de devis et de facturation. En effet, l’outil de gestion est en lien direct avec l’entreprise, la base de données des produits et des prix, et toutes les données commerciales concernant chacun des clients (devis, bons de commande et factures).
Les inconvénients d’un logiciel de devis pour les petites entreprises
A contrario des professionnels du bâtiment qui l’utilisent beaucoup, faire l’acquisition d’un logiciel de devis, de facturation ou d’un CRM a quelques inconvénients pour certaines entreprises, le coût peut s’avérer un peu élevé. C’est le cas notamment des petites structures comme les startups, les micro-entreprises, et les TPE. D’autre part, pour utiliser un logiciel de devis et de facturation, il faut s’acquitter de frais d’abonnement mensuels, de frais de maintenance, et il faut prévoir des modules spécifiques selon les besoins et le secteur d’activité.
La mise en service peut s’avérer fastidieuse et coûteuse, car elle nécessite une formation spécifique pour le personnel. De plus, faire l’acquisition d’un logiciel de devis est aussi s’engager sur le produit avec l’éditeur. Un effet de dépendance peut alors se faire ressentir, l’éditeur du logiciel de devis étant le seul à pouvoir en assurer la maintenance. Il faut également faire attention aux lieux d’implantation des serveurs que les éditeurs utilisent, et s’assurer que les données de l’entreprise ne seront pas utilisables. C’est le cas des serveurs implantés aux États-Unis. D’où la nécessité de choisir une marque reconnue et sérieuse.
Quelques conseils pour optimiser sa facturation client
De la maîtrise de la facturation et de la comptabilité dépend la pérennité d’une entreprise. Il est indispensable à tout entrepreneur de savoir maîtriser ses commandes, ses factures et son chiffre d’affaires pour toujours disposer d’un fonds de roulement nécessaire à sa croissance. Voici quelques conseils pratiques pour l’optimiser.
Bien connaître les mentions légales à apposer sur chaque facture
Pour être en conformité et avoir une valeur reconnue légalement, une facture électronique dématérialisée doit comporter certaines informations en accord avec la législation. Par exemple, elle se doit d’être transmise dans un format spécifique non modifiable. Certaines mentions obligatoires doivent impérativement figurer sur les factures comme la date de vente, la date d’émission de la facture, l’identification détaillée du client et du vendeur, comme les numéros RC, Siret, TVA, la forme juridique, etc. Toutes les factures doivent être aux normes.
Détailler les Conditions Générales de Vente sur chaque facture
Il est également conseillé de bien négocier les conditions générales de vente en amont avec le client, en phase de négociation commerciale, ceci évitera les mauvaises surprises. Il est recommandé d’établir à l’avance les modes et conditions de paiement. Le choix du paiement et ses modalités sont importants dans la négociation avec les clients, afin de le mettre en confiance. Il est indispensable aussi d’évaluer avec lui les potentiels échelonnements de paiement, une éventuelle politique de crédit ou encore une réduction du prix en cas de paiement anticipé. Ces informations devront figurer sur la facture du client.
Tenir sa comptabilité et archiver les documents journalièrement
Quelle que soit la taille de l’entreprise, il est préférable de tenir sa comptabilité de manière journalière, afin d’éviter les erreurs, les pertes et les oublis. Entre la saisie des factures de ventes et d’achats, des mouvements bancaires, des notes de frais et autres documents comptables, la saisie régulière évite d’accumuler le travail, de perdre des documents et de prendre du retard. Le classement des documents comptables à transmettre à l’expert comptable a aussi son importance. Il est même essentiel pour avoir une comptabilité claire et précise pour l’expert, ou en cas de contrôle. L’archivage journalier de chaque facture et autres mouvements, évite également de perdre du temps pour rechercher des documents non classés.
Automatiser et dématérialiser les données
Dernier conseil et pas des moindres, la comptabilité requiert une grande rigueur. En effet, elle est soumise à de nombreuses contraintes juridiques strictes qu’il est impératif de respecter. La comptabilité permet également de juger de la situation financière de l’entreprise. C’est pour cette raison qu’il est préférable d’automatiser au maximum le traitement des données, qui sont les bases de la gestion et de la prise de décision.
Les logiciels de devis et de facturation ont justement été conçus pour optimiser la gestion de l’entreprise, de la commande à la facture, puis à la livraison, tout en gagnant du temps et de l’argent. L’automation permet aussi de dématérialiser au maximum le processus de génération de devis, de facturation et de paiement, en supprimant les tâches manuelles, sources d’erreurs.
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